Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Αποτελεσματική ανάθεση αρμοδιοτήτων

Αποτελεσματική Ανάθεση Αρμοδιοτήτων

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων αναφέρεται στη μεταβίβαση της ευθύνης για συγκεκριμένα καθήκοντα από ένα πρόσωπο σε ένα άλλο.

Το να αναθέτεις αρμοδιότητες σημαίνει να δίνεις μια συγκεκριμένη εργασία, καθήκον, δικαίωμα, σε κάποιον άλλο. Ένας διευθυντής θα πρέπει να αναθέτει αρμοδιότητες σε υπαλλήλους, ομάδες, μεταξύ άλλων.

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων είναι η ικανότητα αποτελεσματικής ανάθεσης καθηκόντων, ευθύνης και εξουσίας σε άλλους. Η αποτελεσματική ανάθεση αρμοδιοτήτων συμβάλλει στην προσωπική ανάπτυξη, οι άνθρωποι τελικά αισθάνονται πιο ικανοποιημένοι και παραγωγικοί. Το χαρακτηριστικό γνώρισμα της καλής διαχείρισης είναι η αποτελεσματική ανάθεση αρμοδιοτήτων.

Η έννοια της «ανάθεσης αρμοδιοτήτων» είναι να αφήσετε μέρος της δύναμής σας υπέρ ενός άλλου ατόμου που συνήθως δίνει αναφορά απευθείας σε εσάς. Ανάθεση εξουσίας σημαίνει χρήση της εξουσίας άλλων ατόμων προκειμένου αυτό να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τις δύο πιο κοινές προκλήσεις ηγεσίας: συρρίκνωση των πόρων και αύξηση των απαιτήσεων.

Οι διευθυντές πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν με σαφήνεια με τους υπαλλήλους τους κατά την ανάθεση αρμοδιοτήτων. Πρέπει να εξηγήσουν γιατί έχει ανατεθεί σε έναν εργαζόμενο μια εργασία, ποια είναι η εργασία και ποιες είναι οι προσδοκίες. Όλα αυτά απαιτούν σαφείς, αποτελεσματικές δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας.

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων είναι μια ζωτικής σημασίας ικανότητα διαχείρισης. Η ανάθεση γίνεται όταν ένας διευθυντής αναθέτει συγκεκριμένα καθήκοντα στους υπαλλήλους του. Με την ανάθεση αυτών των καθηκόντων στα μέλη της ομάδας, οι διευθυντές έχουν ελεύθερο χρόνο για να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας.

Η ανάθεση αρμοδιοτήτων συνεπάγεται εμπειρογνωμοσύνη στα παρακάτω:

• τι να αναθέσετε·
• ποια τα πλεονεκτήματα και οι στόχοι των εργαζομένων·
• να διαμορφώσετε τις εργασίες που ανατίθενται στους στόχους του οργανισμού·
• να παρέχετε το κατάλληλο επίπεδο εξουσίας και τους αναγκαίους πόρους·
• να δημιουργήσετε ένα διαφανές κανάλι επικοινωνίας·
• να εμψυχώσετε τα άτομα όταν συμβαίνει μια αποτυχία·
• να είστε υπομονετικοί·
• να παρέχετε και να ζητάτε ανατροφοδότηση·
• να δίνετε τα εύσημα όταν πρέπει.

Η ανάθεση εργασιών μπορεί να είναι περίπλοκη. Οι δύο κύριοι τομείς δεξιοτήτων που απαιτούνται για την επιτυχή ανάθεση είναι:

1. Να γνωρίζετε ποιο επίπεδο ελέγχου θέλει και χρειάζεται ο διευθυντής, το οποίο απαιτεί υψηλό επίπεδο αυτογνωσίας. Οι καλοί διευθυντές/ηγέτες έχουν εγγενώς αυτογνωσία και κατανοούν/γνωρίζουν πώς τους αρέσει να εργάζονται.
2. Να γνωρίζετε το επίπεδο της ανάθεσης προς χρήση και να την γνωστοποιείτε με σαφήνεια στους εργαζομένους. Αυτό απαιτεί ισχυρές δεξιότητες διαπροσωπικής επικοινωνίας και λεκτικές επικοινωνιακές δεξιότητες για την επιτυχή επικοινωνία.

Σημασία σε περιόδους κρίσης (π.χ. πανδημία) 

Η κρίση είναι μια ακραία μορφή αλλαγής και η αποτελεσματική ανάθεση εργασιών είναι κρίσιμη — η αντιμετώπιση των επειγουσών αναγκών είναι το έργο της διαχείρισης — για να γίνουν άμεσες επιλογές και να διατεθούν πόροι. Η ηγεσία, αντίθετα, περιλαμβάνει την καθοδήγηση των ανθρώπων προς το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου. Η εστίαση πρέπει να είναι σε ό,τι είναι πιθανό να συμβεί στη συνέχεια ώστε να γίνει η προετοιμασία για την αντιμετώπισή του. Τι σημαίνει να βλέπετε πέρα από το άμεσο μέλλον, να αναμένετε τα επόμενα τρία, τέσσερα ή πέντε εμπόδια. Οι καλύτεροι ηγέτες περιηγούνται με επιδεξιότητα σε κινούμενα ύδατα, σώζοντας ζωές, ενεργοποιώντας οργανισμούς και εμπνέοντας κοινότητες. Εάν η ανάθεση αρμοδιοτήτων γίνεται σωστά και για τους σωστούς λόγους, συμβάλλει στην προώθηση κλίματος εμπιστοσύνης και δημιουργεί ευκαιρίες ανάπτυξης για όλους. Ως εκ τούτου, μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες της βοήθειας και υποστήριξης με επίκεντρο τον εξυπηρετούμενο σε κοινωνικό επίπεδο είναι ένα αρκετά υψηλό επίπεδο δεξιότητας ανάθεσης αρμοδιοτήτων.