Digitale Bibliothek: Planung und Lagebeurteilung

Planung und Lagebeurteilung

Unter Planung versteht man die Festlegung von Planungszielen und Aufgaben für den Planungszeitraum auf der Grundlage von Prognosen und die Bestimmung der für ihre Verwirklichung erforderlichen Ressourcen. Das Ergebnis der Planung ist ein Plan, der meist die Form eines schriftlichen Dokuments hat. Das Planungsziel ist das Ergebnis, das die betreffende Organisation während des Planungszeitraums erreichen möchte.

Planung kann als eine zukunftsorientierte menschliche Tätigkeit definiert werden. Sie umfasst den Prozess des Nachdenkens über die zukünftigen Möglichkeiten und Gefahren, denen die Gesellschaft ausgesetzt sein könnte. Man kann sagen, dass dies ein organisierter Weg ist, um die Unsicherheit und das Geschäftsrisiko der Organisation in der Zukunft zu reduzieren. Die Planung oder das Nachdenken über die Zukunft parallel zum Nachdenken über die Vergangenheit und die Gegenwart ist eine komplexe Tätigkeit, die darauf abzielt, künftige Ereignisse aktiv zu beeinflussen, um sie in den gewünschten künftigen Zustand des Unternehmens zu führen. Die Erzielung einer möglichst hohen Unternehmensleistung und die Verringerung des Risikos künftiger Geschäftsentscheidungen sind die beiden Hauptgründe für eine ernsthafte Planung im Unternehmen. Die Planung als erste Funktion des Managements ist ein kontinuierlicher Prozess, der die notwendigen Änderungen von Plänen und die Vorbereitung neuer Pläne auf der Grundlage von Rückmeldungen, einschließlich der Kontrolle, gewährleistet.

Um die Vorbereitung der Planung so konkret, effizient und vor allem erfolgreich wie möglich zu gestalten, ist es gut, einige Empfehlungen zu befolgen:

1. Ziele setzen - Lernende, die sich Ziele setzen und aufgabenorientiert sind, investieren ihre Zeit so, dass sie ihre Ziele erreichen können;
2. Ablenkung reduzieren - unnötige Ablenkungen durch die Umgebung und/oder soziale Medien sollten vermieden werden;
3. Setzen Sie sich Zeitlimits - weisen Sie den Aufgaben bestimmte Zeiten zu und halten Sie sich dann an diese Zeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, gehen Sie zur nächsten Aufgabe über; überwachen Sie Ihre Zeit und setzen Sie Fristen;
4. Belohnen Sie Leistungen - wenn Lernende ihre Ziele erreichen, ist es wichtig, dass sie für ihre Bemühungen um ein effektives Zeitmanagement belohnt werden;
5. Beherrschen Sie den Zeitplan

Wir unterscheiden verschiedene Arten der Planung:

Die strategische Planung umfasst die Bewertung der wesentlichen Probleme (Bedrohungen) und Chancen des Unternehmens, die Überprüfung und Festlegung der grundlegenden Konzepte für die Entwicklung des Unternehmens, die Bereitstellung von Möglichkeiten für den langfristigen Geschäftserfolg des Unternehmens und die Vorhersage der voraussichtlichen Geschäftsergebnisse. Auf der Grundlage der strategischen Planung entscheidet das Unternehmen über sein Wachstum, trifft kurzfristige - taktische und operative - Entscheidungen, reagiert auf Veränderungen und Anforderungen des Umfelds und reorganisiert erforderlichenfalls den Betrieb.

Die taktische Planung ist mit den strategischen Plänen verknüpft, wobei die Tätigkeit des Unternehmens im vergangenen Jahr berücksichtigt wird und alle wichtigen Veränderungen im internen (innerhalb des Unternehmens) und externen Umfeld (im Umfeld, das sich auf die Tätigkeit des Unternehmens auswirkt) berücksichtigt werden. Da der Plan auf kurze Sicht (Geschäfts- oder Kalenderjahr) angelegt ist, können wir die Auswirkungen auf die Unternehmenstätigkeit mit großer Sicherheit abschätzen (mehr als bei der langfristigen Planung) und die Entwicklung der Ereignisse auf der Grundlage der getroffenen Entscheidungen vorhersagen.

Die operative Planung ist auf kürzere Zeiträume beschränkt, und ihre grundlegenden Aufgaben bestehen darin, die Kontinuität des Planungsprozesses und eine möglichst kurzfristige (monatliche, vierteljährliche, halbjährliche) Leistung des Verbandes sicherzustellen. Gegenstand der operativen Planung von Unternehmensfunktionen sind einzelne Unternehmensfunktionen im Unternehmen (Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Finanzen etc.), und das Planungskriterium ist die optimale Auslastung der gegebenen Kapazitäten.

Alle Strategien sind nur ein Stück Papier, wenn sie nicht richtig umgesetzt werden. Wir hören oft, dass sich Menschen über die Verzögerungstaktik beklagen. Dies ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Aufgaben. Die rechtzeitige Ausführung der vorrangigen Aufgaben wird zu unserem wichtigsten Schritt bei der Planung.

Der tägliche Arbeitsplan ermöglicht es uns, den Tagesablauf zu bestimmen und uns so schrittweise unseren Zielen zu nähern. Jeden Tag gibt es sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben, die in einem ausgewogenen Verhältnis erledigt werden müssen, wobei man mit den wichtigsten Aufgaben vor allen anderen beginnt. Wenn Sie Ihre Ziele in einzelne Abschnitte unterteilen, können Sie leichter vorankommen und sie erreichen. Wir empfehlen Ihnen auch, die Zeit in "Fokus"-Tage und Vorbereitungstage einzuteilen. Die Vorbereitung auf die Aufgabenplanung ist unter diesem Gesichtspunkt äußerst wichtig.

Eines der sehr nützlichen Planungsinstrumente ist die so genannte Eisenhower-Matrix, die im Folgenden vorgestellt wird:

Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix

	Dringend	Nicht dringend
Wichtig	TUN Machen Sie es jetzt	ENTSCHEIDEN Planen Sie eine Zeit, um es zu tun
Nicht wichtig	DELEGIEREN Wer kann das für Sie tun?	LÖSCHEN Eliminieren Sie es

 

Planungsentscheidungen werden oft schnell getroffen, manchmal ohne eine durchdachte Analyse der verfügbaren Daten.  Eine Situationsanalyse ist ein systematischer Prozess zur Sammlung, Analyse, Synthese und Kommunikation von Daten als Grundlage für Planungsentscheidungen. Die Informationen aus einer Situationsanalyse können als Grundlage für die Ziele, Zielsetzungen, Zielgruppen und Aktivitäten der Strategien der verschiedenen Sektoren dienen.

Sechs strategische Schritte zur Durchführung einer Situationsanalyse

Schritt 1: Identifizierung der zu beantwortenden Schlüsselfragen

Der erste Schritt bei einer Situationsanalyse besteht darin, zu ermitteln, was Sie für Ihre Planungsentscheidungen benötigen. Verwenden Sie die drei allgemeinen Fragen (und Unterfragen), um die Richtung der Situationsanalyse zu bestimmen und Ihre Forschungsfragen zu entwickeln:

1. Wie ist die Situation?
2. Durch welche Einflüsse wird die Situation verbessert oder verschlechtert?
3. Welche möglichen Maßnahmen können Sie ergreifen, um die Situation zu verbessern?

Schritt 2: Entwickeln Sie einen Plan zur Datenerfassung

Die Fragen, die Sie im ersten Schritt entwickeln, bestimmen die benötigten Daten. Zu viele Daten können überfordern; . Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan für die Datenerfassung verschiedene Arten von Daten (z. B. Indikatoren für den sozialen oder gesundheitlichen Zustand der Gemeinde, Umweltscans oder bewährte Verfahren), verschiedene Methoden der Datenerfassung (z. B. Erhebungen, Dokumentendurchsicht und Literaturrecherche) und verschiedene Datenquellen (z. B. Partnerorganisationen, Gemeinde, Dachverbände von Freiwilligenorganisationen und/oder Behörden) umfasst.

Schritt 3: Sammeln Sie die Daten

Nachdem Sie die Forschungsfragen festgelegt und einen Plan für die Datenerfassung entwickelt haben, besteht der nächste Schritt in der Datenerfassung. Es ist wichtig zu wissen, dass es zwei Arten der Datenerhebung gibt - die Primär- und die Sekundärdatenerhebung. Bei den Primärdaten handelt es sich um Daten, die Sie und Ihr Situationsbewertungsteam selbst erheben; Sekundärdaten werden von jemand anderem erhoben, z. B. von der Provinz- oder Bundesregierung, einem Forscher oder einer Partnerorganisation.

Schritt 4: Organisieren, synthetisieren und fassen Sie die Daten zusammen

Eine SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) oder eine Kraftfeldanalyse kann dabei helfen, die Situation zu erkennen und/oder zu verbessern.

Schritt 5: Kommunizieren Sie die Informationen

Kollegen, Partnerorganisationen und Entscheidungsträger sind alle an Ihren Ergebnissen interessiert. Daher ist es wichtig, die wichtigsten Ergebnisse allen Beteiligten in einer Weise mitzuteilen, die für jede einzelne Zielgruppe verständlich ist.

Schritt 6: Überlegen Sie, wie Sie mit der Planung fortfahren wollen

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse zu nutzen und über Ihre nächsten Schritte zu entscheiden. Überlegen Sie, was Ihre nächsten Schritte im Planungsprozess sind. Können Sie fortfahren, oder müssen Sie die Forschungsfragen, den Projektumfang oder die Ressourcen überdenken.

Eine Situationsanalyse ist zwar zeitaufwändig, aber ein wichtiger Teil der Planung eines evidenzbasierten Programms. Die oben genannten Schritte vereinfachen den Prozess in leicht handhabbare, strategische Aufgaben.

Bedeutung in Krisenzeiten (z. B. Pandemie)

Ein Freiwilliger, insbesondere in Krisenzeiten, benötigt eine Reihe von Kenntnissen, Fähigkeiten und Kompetenzen, die auf einem hohen Niveau entwickelt wurden, um das Feld der Freiwilligenarbeit erfolgreich zu meistern. Da Freiwilligenarbeit spezifischer und immer anspruchsvoller wird (neue Zielgruppen, Auswirkungen verschiedener Kulturen, Gesundheitsstatus, sozialer Status, materieller Status usw.), sind Schlüsselkompetenzen, einschließlich der Planung als wichtige organisatorische Fähigkeit, von entscheidender Bedeutung. Nicht zuletzt sind die erworbenen Fähigkeiten aus der Freiwilligentätigkeit auch auf andere Sektoren übertragbar.