Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Προγραμματισμός & Εκτίμηση των καταστάσεων

Προγραμματισμός & Εκτίμηση των καταστάσεων

Προγραμματισμός είναι ο καθορισμός στόχων  προγραμματισμού και καθηκόντων για την περίοδο σχεδιασμού με βάση την πρόβλεψη και τον καθορισμό των απαραίτητων πόρων για την υλοποίησή τους. Το αποτέλεσμα του προγραμματισμού είναι ένα πλάνο, το οποίο τις περισσότερες φορές έχει τη μορφή γραπτού εγγράφου. Ο στόχος του προγραμματισμού είναι το αποτέλεσμα που θέλει να πετύχει η εταιρία κατά την περίοδο σχεδιασμού.

Ο προγραμματισμός μπορεί να οριστεί ως μια ανθρώπινη δραστηριότητα προσανατολισμένη στο μέλλον. Καλύπτει τη διαδικασία σκέψης για τις μελλοντικές δυνατότητες και τους κινδύνους που μπορεί να αντιμετωπίσει η κοινωνία. Μπορούμε να πούμε ότι αυτός είναι ένας οργανωμένος τρόπος για να μειωθεί η αβεβαιότητα και ο επιχειρηματικός κίνδυνος ενός οργανισμού στο μέλλον. Ο προγραμματισμός ή η σκέψη για το μέλλον παράλληλα με τη σκέψη για το παρελθόν και το παρόν είναι μια σύνθετη δραστηριότητα που στοχεύει να επηρεάσει ενεργά τα μελλοντικά γεγονότα, προκειμένου να τα οδηγήσει στη μελλοντική επιθυμητή κατάσταση του οργανισμού. Πώς να επιτύχετε τη μέγιστη δυνατή επιχειρηματική απόδοση και πώς να μειώσετε τον κίνδυνο μελλοντικών επιχειρηματικών αποφάσεων - αυτοί είναι οι δύο κύριοι λόγοι για σοβαρό προγραμματισμό σε έναν οργανισμό. Ο προγραμματισμός, ως πρώτη λειτουργία της διοίκησης, είναι μια συνεχής διαδικασία που εξασφαλίζει τις απαραίτητες αλλαγές στα σχέδια και την προετοιμασία νέων με βάση την ανατροφοδότηση, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου.

Για να καταστεί η προετοιμασία για τον προγραμματισμό όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη, αποτελεσματική και, κυρίως, επιτυχής, είναι καλό να ακολουθήσουμε μερικές συστάσεις:

1. Καθορισμός στόχων - τα άτομα που θέτουν στόχους και είναι προσηλωμένοι στα καθήκοντα επενδύουν το χρόνο τους με τρόπους που απαιτούνται για να επιτύχουν τους στόχους τους·
2. Μείωση της απόσπασης της προσοχής - απομάκρυνση της περιττής απόσπασης της προσοχής από το περιβάλλον ή/και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης·
3. Καθορισμός χρονικών ορίων - κατανομή συγκεκριμένων χρόνων για τις εργασίες και, στη συνέχεια, τήρηση αυτών των ωρών. Όταν τελειώσει ο χρόνος, προχωρήστε στην επόμενη εργασία· παρακολουθήστε τον χρόνο σας και βάλτε προθεσμίες.
4. Επιβράβευση των επιτευγμάτων - όταν οι μαθητές επιτυγχάνουν στόχους, είναι σημαντικό να ανταμείβονται για τις προσπάθειές τους για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου τους.
5. Γίνετε κυρίαρχος του χρονοδιαγράμματος

Εδώ διακρίνουμε:

Στρατηγικός σχεδιασμός - περιλαμβάνει την αξιολόγηση των βασικών προβλημάτων (απειλών) και ευκαιριών της εταιρείας, τον έλεγχο και τον καθορισμό των βασικών εννοιών της ανάπτυξης της εταιρείας, την παροχή ευκαιριών για τη μακροπρόθεσμη επιχειρηματική επιτυχία της εταιρείας και την πρόβλεψη πιθανών επιχειρηματικών αποτελεσμάτων. Με βάση τον στρατηγικό σχεδιασμό, η εταιρεία αποφασίζει για την ανάπτυξή της, λαμβάνει βραχυπρόθεσμες - τακτικές και λειτουργικές - αποφάσεις, ανταποκρίνεται στις αλλαγές και τις απαιτήσεις του περιβάλλοντος και, αν χρειαστεί, αναδιοργανώνει τις δραστηριότητές της.

Τακτικός σχεδιασμός - συνδέεται με στρατηγικά σχέδια, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τις δραστηριότητες της εταιρείας τον περασμένο χρόνο και λαμβάνοντας υπόψη όλες τις σημαντικές αλλαγές στο εσωτερικό (εντός της εταιρείας) και στο εξωτερικό περιβάλλον (στο περιβάλλον που έχει αντίκτυπο στη λειτουργία της εταιρείας). Δεδομένου ότι το σχέδιο έχει σχεδιαστεί για βραχυπρόθεσμο χρονικό διάστημα (επιχειρηματικό ή ημερολογιακό έτος), μπορούμε να αξιολογήσουμε τον αντίκτυπο στις δραστηριότητες της εταιρείας με μεγάλη βεβαιότητα (περισσότερο από ότι με μακροπρόθεσμο σχεδιασμό) και να προβλέψουμε την εξέλιξη των γεγονότων με βάση τις αποφάσεις που λαμβάνονται.

Επιχειρησιακός προγραμματισμός - περιορίζεται σε συντομότερες χρονικές περιόδους και τα βασικά του καθήκοντα είναι να διασφαλίζει τη συνέχεια της διαδικασίας σχεδιασμού και τη μέγιστη δυνατή βραχυπρόθεσμη (μηνιαία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία) επίδοση του οργανισμού. Το αντικείμενο του επιχειρησιακού σχεδιασμού των επιχειρηματικών λειτουργιών είναι ατομικές επιχειρηματικές λειτουργίες στην εταιρεία (πωλήσεις, προμήθειες, παραγωγή, χρηματοδότηση κ.λπ.) και το κριτήριο σχεδιασμού είναι η βέλτιστη αξιοποίηση των συγκεκριμένων δυνατοτήτων.

Όλες οι στρατηγικές είναι απλά ένα κομμάτι χαρτί, αν δεν εφαρμοστούν σωστά. Συχνά ακούμε ανθρώπους να διαμαρτύρονται για χρονοτριβή. Αυτός είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους αποτυχίας εργασιών. Η έγκαιρη εκτέλεση των εργασιών με προτεραιότητα αποτελεί το κύριο βήμα στον προγραμματισμό μας.

Το καθημερινό πλάνο εργασίας μας επιτρέπει να καθορίσουμε την πορεία της ημέρας και έτσι να προχωρήσουμε σταδιακά προς τους στόχους μας. Κάθε μέρα μετράει τόσο επείγουσες όσο και σημαντικές εργασίες που πρέπει να εξισορροπηθούν, ξεκινώντας από τις πιο σημαντικές εργασίες πριν από οποιαδήποτε άλλη. Το σπάσιμο των στόχων σας σε κομμάτια διευκολύνει την πρόοδο και την επίτευξή τους. Σας προτείνουμε επίσης να διαιρέσετε το χρόνο σε ημέρες «εστίασης» και ημέρες προετοιμασίας. Από αυτή την άποψη, η προετοιμασία είναι εξαιρετικά σημαντική για τον προγραμματισμό των εργασιών.

Ένα από τα πολύ χρήσιμα εργαλεία προγραμματισμού είναι ο πίνακας Eisenhower, ο οποίος παρουσιάζεται παρακάτω:

Ο πίνακας αποφάσεων του Αϊζενχάουερ (Eisenhower)

	Επείγον	Μη επείγον
Σημαντικό	ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Κάντε το τώρα	ΑΠΟΦΑΣΗ Προγραμματίστε τον χρόνο για να το κάνετε
Μη σημαντικό	ΑΝΑΘΕΣΗ Ποιος θα μπορούσε να το κάνει αντί για εσάς;	ΔΙΑΓΡΑΦΗ Καταργήστε το

Οι αποφάσεις σχεδιασμού συχνά λαμβάνονται γρήγορα· μερικές φορές ελλείψει προσεκτικής ανάλυσης των διαθέσιμων δεδομένων.  Η Αξιολόγηση της Κατάστασης είναι  μια συστηματική διαδικασία συγκέντρωσης, ανάλυσης, σύνθεσης και διαβίβασης δεδομένων για την ενημέρωση των αποφάσεων σχεδιασμού. Οι πληροφορίες από μια αξιολόγηση της κατάστασης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ενημέρωση των σκοπών, των στόχων, του κοινού-στόχου και των δραστηριοτήτων των στρατηγικών διαφόρων τομέων.

Έξι στρατηγικά βήματα για τη διενέργεια εκτίμησης της κατάστασης

Βήμα 1: Προσδιορισμός βασικών ερωτήσεων που πρέπει να απαντηθούν

Το πρώτο βήμα σε μια εκτίμηση της κατάστασης είναι να καθορίσετε τι χρειάζεστε για να ενημερώσετε τις αποφάσεις προγραμματισμού. Χρησιμοποιήστε τις τρεις γενικές ερωτήσεις (και υποερωτήσεις) για να διαμορφώσετε την κατεύθυνση της εκτίμησης της κατάστασης και να αναπτύξετε τα ερευνητικά σας ερωτήματα:

1. Ποια είναι η κατάσταση;
2. Ποιες επιρροές κάνουν την κατάσταση καλύτερη και χειρότερη;
3. Ποιες πιθανές ενέργειες μπορείτε να αναλάβετε για την αντιμετώπιση της κατάστασης;

Βήμα 2: Ανάπτυξη σχεδίου συλλογής δεδομένων

Οι ερωτήσεις που αναπτύσσετε στο πρώτο βήμα θα καθορίσουν τα δεδομένα που απαιτούνται. Τα πάρα πολλά δεδομένα μπορεί να γίνουν συντριπτικά. Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο συλλογής δεδομένων σας περιλαμβάνει ποικίλους τύπους δεδομένων (π.χ. δείκτες κοινωνικής ή υγειονομικής κατάστασης της κοινότητας, περιβαλλοντικές σαρώσεις ή βέλτιστες πρακτικές)· διάφορες μέθοδοι συλλογής δεδομένων (π.χ. έρευνες, ανασκόπηση εγγράφων και ανασκόπηση της βιβλιογραφίας)· και ποικίλες πηγές δεδομένων (π.χ. οργανώσεις-εταίροι, κοινότητα, ομπρέλα εθελοντικών οργανώσεων ή/και κυβέρνηση).

Βήμα 3: Συλλογή των δεδομένων

Τώρα που εντοπίσατε τα ερευνητικά ερωτήματα και αναπτύξατε ένα σχέδιο συλλογής δεδομένων, το επόμενο βήμα είναι να συλλέξετε δεδομένα. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχουν δύο τύποι συλλογής δεδομένων – η συλλογή πρωτογενών και η συλλογή δευτερογενών δεδομένων. Τα πρωτογενή δεδομένα είναι δεδομένα που συλλέγετε εσείς οι ίδιοι και η ομάδα αξιολόγησης της κατάστασης· τα δευτερογενή δεδομένα συλλέγονται από κάποιον άλλο· για παράδειγμα, από την επαρχιακή ή ομοσπονδιακή κυβέρνηση, από έναν ερευνητή ή έναν συνεργαζόμενο οργανισμό.

Βήμα 4: Οργάνωση, σύνθεση και σύνοψη των δεδομένων

Μια ανάλυση SWOT (Δυνατά σημεία, Αδυναμίες, Ευκαιρίες, Απειλές) ή μια Ανάλυση Πεδίου Δυνάμεων μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό ή/και στη βελτίωση της κατάστασης.

Βήμα 5: Κοινοποίηση πληροφοριών

Οι συνάδελφοι, οι συνεργαζόμενοι οργανισμοί και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων ενδιαφέρονται όλοι για τα ευρήματά σας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να κοινοποιήσετε τα βασικά ευρήματα σε καθένα από τα ενδιαφερόμενα μέρη σας με τρόπο που να είναι κατανοητός σε κάθε ξεχωριστό κοινό.

Βήμα 6: Σκεφτείτε πώς να προχωρήσετε με τον προγραμματισμό

Ήρθε η ώρα να αξιοποιήσετε τα ευρήματά σας και να αποφασίσετε για τα επόμενα βήματά σας. Εξετάστε ποια είναι τα επόμενα βήματά σας στη διαδικασία σχεδιασμού. Θα μπορούσατε να προχωρήσετε, ή πρέπει να επανεξετάσετε τα ερευνητικά ερωτήματα, το πεδίο εφαρμογής του έργου ή τους πόρους.

Μια εκτίμηση της κατάστασης, αν και χρονοβόρα, είναι ένα σημαντικό μέρος του σχεδιασμού ενός τεκμηριωμένου προγράμματος. Τα βήματα, που επισημαίνονται παραπάνω, απλοποιούν τη διαδικασία σε εύκολα διαχειρίσιμες, στρατηγικές εργασίες.

Σημασία σε περιόδους κρίσης (π.χ. πανδημία)

Ένας εθελοντής, ειδικά σε περιόδους κρίσης, χρειάζεται μια σειρά γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων που έχουν αναπτυχθεί σε αρκετά υψηλό επίπεδο για να κυριαρχήσει με επιτυχία στον τομέα των εθελοντικών εργασιών. Καθώς ο εθελοντισμός γίνεται πιο συγκεκριμένος και όλο και πιο απαιτητικός (νέες ομάδες χρηστών-στόχων, ο αντίκτυπος των διαφορετικών πολιτισμών, η κατάσταση της υγείας, η κοινωνική κατάσταση, η υλική κατάσταση, κ.λπ.), οι βασικές δεξιότητες, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού ως μία σημαντική οργανωτική ικανότητα, είναι ζωτικής σημασίας. Τέλος, αξίζει να αναφερθεί ότι οι δεξιότητες που αποκτήθηκαν από τον εθελοντισμό μπορούν να μεταφερθούν και σε άλλους τομείς.