La pianificazione è la definizione degli obiettivi e dei compiti per il periodo di attuazione di un progetto sulla base della previsione e della definizione delle risorse necessarie per la sua realizzazione. Il risultato della pianificazione è un programma, che molto spesso assume la forma di un documento scritto. L'obiettivo progettuale è il risultato che l'associazione vuole raggiungere durante il periodo progettuale.
La pianificazione può essere definita come un'attività umana orientata al futuro. Si occupa del processo di riflessione sulle possibilità future e sui pericoli che si potrebbero affrontare. Possiamo dire che è un metodo organizzato per ridurre l'incertezza e il rischio aziendale in futuro. Pianificare o pensare al futuro, in parallelo con pensare al passato e al presente, è un'attività complessa che mira a influenzare attivamente gli eventi futuri al fine di condurli allo stato desiderato dell'azienda. Come ottenere le migliori prestazioni aziendali possibili e come ridurre il rischio di future decisioni aziendali: questi sono i due motivi principali per una pianificazione seria in azienda. La pianificazione, come prima funzione della gestione, è un processo continuo che assicura le modifiche necessarie ai piani e la preparazione di nuovi sulla base di feedback, compreso il controllo.
Per rendere la preparazione alla pianificazione il più possibile concreta, efficiente e, soprattutto, vincente, è bene seguire alcuni consigli:
Qui distinguiamo:
La pianificazione strategica, include la valutazione dei problemi essenziali (minacce) e delle opportunità dell'azienda, il controllo e la definizione dei concetti di base dello sviluppo dell'azienda, l'offerta di opportunità per il successo commerciale a lungo termine dell'azienda e la previsione dei probabili risultati aziendali. Sulla base della pianificazione strategica, l'azienda decide la sua crescita, prende decisioni a breve termine - tattiche e operative - risponde ai cambiamenti e alle richieste dell'ambiente e, se necessario, riorganizza le operazioni.
La pianificazione tattica è collegata ai piani strategici, tenendo conto delle operazioni aziendali nell'ultimo anno e tenendo conto di tutti i cambiamenti importanti nell'ambiente interno (all'interno dell'azienda) ed esterno (nell'ambiente che ha un impatto sulle operazioni dell'azienda). Poiché il piano è progettato per il breve termine (anno lavorativo o solare), possiamo valutare l'impatto sull'attività aziendale con notevole certezza (più che con una pianificazione a lungo termine) e prevedere lo sviluppo degli eventi sulla base delle decisioni prese.
La pianificazione operativa è limitata a tempi più brevi e i suoi compiti fondamentali sono garantire la continuità del processo di pianificazione e il massimo rendimento possibile a breve termine (mensile, trimestrale, semestrale) dell'associazione. L'oggetto della pianificazione operativa delle funzioni aziendali sono le singole funzioni aziendali dell'azienda (vendite, approvvigionamento, produzione, finanza, ecc.) e il criterio di pianificazione è l'utilizzo ottimale di determinate capacità.
Tutte le strategie sono solo un pezzo di carta se non implementate correttamente. Sentiamo spesso persone lamentarsi della procrastinazione. Questo è uno dei motivi più comuni per il fallimento delle attività. L'esecuzione tempestiva delle attività prioritarie diventa il nostro passo principale nella pianificazione.
Il piano di lavoro quotidiano ci consente di determinare l'andamento della giornata e quindi di progredire gradualmente verso i nostri obiettivi. Ogni giorno conta sia i compiti urgenti che quelli importanti che devono essere bilanciati, a cominciare dai compiti più importanti prima di tutti gli altri. Suddividere i tuoi obiettivi in piccole parti rende più facile progredire e raggiungerli. Suggeriamo inoltre di dividere il tempo in giorni di "focus" e giorni di preparazione. La preparazione per la pianificazione delle attività è estremamente importante da questo punto di vista.
Uno degli strumenti di pianificazione molto utili è la cosiddetta matrice di Eisenhower, che viene presentata di seguito:
La matrice delle decisioni di Eisenhower
|
|
Urgente
|
Non urgente |
|
Importante |
FARE Fallo subito
|
DECIDERE Stabilisci una data per farlo |
|
Non importante |
DELEGA Chi può farlo al posto tuo?
|
CANCELLA Eliminalo |
Le decisioni di pianificazione vengono spesso prese rapidamente; a volte in assenza di un'analisi ponderata dei dati disponibili. Una valutazione situazionale è un processo sistematico per raccogliere, analizzare, sintetizzare e comunicare i dati per impostare le decisioni di pianificazione. Le informazioni di una valutazione situazionale possono essere utilizzate per informare i diversi settori impegnati nella strategia in merito agli obiettivi, al target dei destinatari e alle attività.
Sei passi strategici per condurre una valutazione situazionale
Passaggio 1: identificare le domande chiave a cui rispondere
Il primo passo in una valutazione situazionale è determinare ciò di cui hai bisogno per informare le decisioni di pianificazione. Usa le tre domande generali (e sotto-domande) per definire la direzione della valutazione situazionale e sviluppare le tue domande di ricerca:
Passaggio 2: sviluppare un piano di raccolta dati
Le domande sviluppate nel primo passaggio determineranno i dati necessari. Troppi dati possono diventare schiaccianti; . Assicurati che il tuo piano di raccolta dati includa diversi tipi di dati (ad es. indicatori dello stato sociale o sanitario della comunità, scansioni ambientali o migliori pratiche); diversi metodi di raccolta dei dati (ad es. sondaggi, revisione dei documenti e revisione della letteratura); e varie fonti di dati (ad es. organizzazioni partner, comunità, ombrello di organizzazioni di volontariato e/o governo).
Passaggio 3: raccogliere i dati
Ora che hai identificato le domande di ricerca e sviluppato un piano di raccolta dati, il passo successivo è raccogliere i dati. È importante notare che esistono due tipi di raccolta dati: raccolta dati primaria e secondaria. I dati primari sono dati che voi e il vostro team di valutazione della situazione raccogliete voi stessi; i dati secondari sono raccolti da qualcun altro; ad esempio, dal governo provinciale o federale, da un ricercatore o da un'organizzazione partner.
Passaggio 4: organizzare, sintetizzare e riassumere i dati
Un'analisi SWOT (punti di forza, debolezza, opportunità, minacce) o un'analisi del campo di forza possono aiutare a determinare come rilevare/e migliorare la situazione.
Passaggio 5: comunicare le informazioni
Colleghi, organizzazioni partner e decisori sono tutti interessati alle tue scoperte. Pertanto, è importante comunicare i risultati chiave a ciascuno dei tuoi stakeholder in un modo comprensibile per ciascun pubblico distinto.
Passaggio 6: considera come procedere con la pianificazione
È giunto il momento di utilizzare i tuoi risultati e decidere i tuoi prossimi passi. Considera quali sono i tuoi prossimi passi nel processo di pianificazione. Potresti procedere o devi rivedere le domande di ricerca, l'ambito del progetto o le risorse.
Una valutazione situazionale, sebbene dispendiosa in termini di tempo, è una parte importante della pianificazione di un programma basato sull'evidenza. I passaggi, evidenziati sopra, semplificano il processo in attività strategiche facilmente gestibili.
Un volontario, soprattutto in tempi di crisi, ha bisogno di una gamma di conoscenze, abilità e competenze sviluppate a un livello sufficientemente alto per padroneggiare con successo il campo del volontariato. Man mano che il volontariato diventa più specifico e sempre più esigente (nuovi gruppi di utenti target, impatto di culture diverse, stato di salute, stato sociale, stato materiale, ecc.), le abilità chiave, inclusa la pianificazione come importante abilità organizzativa, sono cruciali. Infine, ma non meno importante, le competenze acquisite dal volontariato sono trasferibili anche ad altri settori.
Questo progetto è stato finanziato con il sostegno della Commissione europea. L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull'uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute.
Open eClass © 2003-2023 — Condizioni d’uso
