Biblioteca Digital: Planeamento & Avaliação da Situação

Planeamento e Avaliação da Situação

O planeamento consiste em estabelecer objetivos e tarefas para o período de planeamento com base na previsão e definição dos recursos necessários para a sua realização. O resultado do planeamento é um plano, que na maioria das vezes assume a forma de um documento escrito. O objetivo de planeamento é o resultado que a organização pretende alcançar durante o período de planeamento.

O planeamento pode ser definido como uma atividade humana orientada para o futuro. Abrange o processo de pensar sobre as possibilidades e perigos futuros que a sociedade pode enfrentar. Podemos dizer que esta é uma forma organizada de reduzir a incerteza e o risco comercial da organização no futuro. Planear ou pensar no futuro paralelamente a pensar no passado e no presente é uma atividade complexa, que visa influenciar ativamente os acontecimentos futuros, a fim de os conduzir ao estado futuro desejado da empresa. Como atingir o maior desempenho empresarial possível e como reduzir o risco de futuras decisões empresariais - estas são as duas principais razões para um planeamento rigoroso na empresa. O planeamento, como primeira função da gestão, é um processo contínuo que assegura as alterações necessárias aos planos e a preparação de novos planos com base no feedback, incluindo o controlo.

A fim de tornar a preparação para o planeamento tão concreta, eficiente e, sobretudo, bem-sucedida quanto possível, é aconselhável seguir algumas recomendações:

1. Estabelecimento de objetivos - aqueles que estabelecem objetivos e são orientados para tarefas investem o seu tempo de forma a atingir os seus objetivos;
2. Reduzir a distração - afastar a distração desnecessária do ambiente e/ou dos meios de comunicação social;
3. Estabelecer limites de tempo - atribuir tempos específicos às tarefas e depois manter esses tempos. Quando o tempo se esgotar, passe à tarefa seguinte; controle o seu tempo e estabeleça prazos;
4. Recompensa da realização - quando os objetivos são atingidos é importante que os que os alcançaram sejam recompensados pelos seus esforços na gestão eficaz do seu tempo;
5. Dominar o horário.

Aqui distinguimos:

O planeamento estratégico inclui a avaliação dos problemas básicos da empresa (ameaças) e oportunidades, verificando e estabelecendo os conceitos básicos do desenvolvimento da empresa, proporcionando oportunidades para o sucesso empresarial a longo prazo, e prevendo os resultados empresariais prováveis. Com base no planeamento estratégico, a empresa decide sobre o seu crescimento, toma decisões de curto prazo - táticas e operacionais -, responde às mudanças e exigências do ambiente e, se necessário, reorganiza as operações.

O planeamento tático está ligado a planos estratégicos, tendo em conta as operações da empresa no ano transato e tendo em conta todas as mudanças importantes no ambiente interno (dentro da empresa) e externo (no ambiente que tem impacto nas operações da empresa). Uma vez que o plano foi concebido para o curto prazo (ano comercial ou ano civil), podemos avaliar o impacto nas operações da empresa com considerável certeza (mais do que com planeamento a longo prazo) e prever o desenvolvimento de eventos com base nas decisões tomadas.

O planeamento operacional é limitado a períodos de tempo mais curtos, e as suas tarefas básicas são assegurar a continuidade do processo de planeamento e o máximo desempenho possível a curto prazo (mensal, trimestral, semestral) da organização. O tema do planeamento operacional das funções empresariais são tarefas empresariais individuais na empresa (vendas, aprovisionamento, produção, finanças, etc.), e o critério de planeamento é a utilização ótima de determinadas capacidades.

Todas as estratégias são apenas um pedaço de papel se não forem implementadas corretamente. Ouvimos frequentemente pessoas a queixarem-se de procrastinação. Esta é uma das razões mais comuns para o fracasso da tarefa. A execução atempada de tarefas prioritárias torna-se o nosso principal passo no planeamento.

O plano de trabalho diário permite-nos determinar o curso do dia e assim progredir gradualmente em direção aos nossos objetivos. Cada dia inclui tarefas urgentes e importantes que precisam de ser equilibradas, começando com as tarefas mais importantes antes de todos os outros. Dividir os seus objetivos em partes, torna mais fácil progredir e atingi-los. Sugerimos também que divida o tempo em dias de "foco" e dias de preparação. A preparação para o planeamento de tarefas é extremamente importante deste ponto de vista.

Uma das ferramentas de planeamento muito útil é a chamada matriz Eisenhower, que é apresentada abaixo:

Matriz de Decisão Eisenhower

	Urgente	Não urgente
Importante	FAZER Faça-o já	DECIDIR Programar um horário para o fazer
Não importante	DELEGAR Quem o pode fazer por si?	APAGAR Eliminá-lo

 

As decisões de planeamento são muitas vezes tomadas rapidamente; por vezes na ausência de uma análise atenta dos dados disponíveis. Uma Avaliação Situacional é um processo sistemático para recolher, analisar, sintetizar e comunicar dados para informar as decisões de planeamento. A informação de uma avaliação situacional pode ser utilizada para informar as metas, objetivos, públicos-alvo e atividades de estratégias de um setor diferente.

Seis passos estratégicos para a realização de uma avaliação situacional:

Passo 1: Identificar as perguntas-chave a serem respondidas

O primeiro passo de uma avaliação situacional é determinar o que é necessário para informar as decisões de planeamento. Utilize as três grandes questões (e sub questões) para moldar a direção da avaliação situacional e desenvolver as suas questões de investigação:

1. Qual é a situação?
2. Que influências estão a tornar a situação melhor e pior?
3. Que ações possíveis pode tomar para resolver a situação?

Passo 2: Desenvolver um plano de recolha de dados

As perguntas que desenvolver no primeiro passo determinarão os dados necessários. Demasiados dados podem tornar-se avassaladores. Assegure-se de que o seu plano de recolha de dados inclui diversos tipos de dados (por exemplo, indicadores do estado social ou de saúde da comunidade, análises ambientais, ou melhores práticas); diferentes métodos de recolha de dados (por exemplo, inquéritos, revisão de documentos, e revisão de literatura); e fontes de dados variadas (por exemplo, organizações parceiras, comunidade, cúpula de organizações voluntárias e/ou governo).

Passo 3: Recolher os dados

Agora que identificou as questões de investigação e desenvolveu um plano de recolha de dados, o passo seguinte é a recolha de dados. É importante notar que existem dois tipos de recolha de dados - recolha de dados primários e secundários. Os dados primários são os dados que você e a sua equipa de avaliação situacional recolhem; os dados secundários são recolhidos por outra pessoa; por exemplo, pelo governo regional ou estatal, por um investigador, ou por uma organização parceira.

Passo 4: Organizar, sintetizar e resumir os dados

Uma análise SWOT (Pontos fortes, Fracos, Oportunidades, Ameaças) ou uma Análise de Campo de Força pode ajudar a determinar, a detetar e/ou a melhorar a situação.

Passo 5: Comunicar a informação

Colegas, organizações parceiras e decisores estão todos interessados nas suas conclusões. Por conseguinte, é importante comunicar as principais conclusões a cada um dos seus intervenientes de uma forma compreensível para cada audiência distinta.

Passo 6: Considerar como proceder com o planeamento

Chegou o momento de utilizar as suas conclusões e decidir sobre os seus próximos passos. Considere quais são os seus próximos passos no processo de planeamento. Poderá prosseguir, ou deverá rever as questões de investigação, o âmbito do projeto ou os recursos.

Uma avaliação situacional, embora demorada, é uma parte importante do planeamento de um programa informado de provas. As etapas, destacadas acima, simplificam o processo em tarefas estratégicas e facilmente administráveis.

Significado em Tempos de Crise (por exemplo, pandemia)

Um voluntário, especialmente em tempos de crise, precisa de um leque de conhecimentos, aptidões e competências desenvolvidas a um nível suficientemente elevado para dominar com sucesso o campo do trabalho voluntário. À medida que o voluntariado se torna mais específico e cada vez mais exigente (novos grupos-alvo de utilizadores, o impacto de diferentes culturas, estatuto de saúde, estatuto social, estatuto material, etc.), as competências-chave, incluindo o planeamento como uma competência organizacional importante, são cruciais. Por último, mas não menos importante, as competências adquiridas com o voluntariado são também transferíveis para outros setores.