Digitalna knjižnica: Načrtovanje in situacijsko ocenjevanje

Načrtovanje in ocena razmer

Načrtovanje je mogoče opredeliti kot v prihodnost usmerjeno človeško dejavnost. Zajema proces razmišljanja o prihodnjih možnostih in nevarnostih, s katerimi se družba sooča. Lahko rečemo, da je to organiziran način za zmanjšanje negotovosti in poslovnega tveganja združenja v prihodnosti. Načrtovanje ali razmišljanje o prihodnosti vzporedno z razmišljanjem o preteklosti in sedanjosti je kompleksna dejavnost, katere cilj je aktivno vplivati na prihodnje dogodke, da bi jih pripeljali do prihodnjega želenega stanja organizacije. Kako doseči čim večjo poslovno uspešnost in kako zmanjšati tveganje prihodnjih poslovnih odločitev – to sta dva glavna razloga za resno načrtovanje v podjetju oziroma organizaciji. Načrtovanje kot prva funkcija upravljanja je stalen proces, ki zagotavlja potrebne spremembe načrtov in pripravo novih na podlagi povratnih informacij, vključno z nadzorom.

Da bi bila priprava na načrtovanje čim bolj konkretna, učinkovita in predvsem uspešna, je dobro upoštevati nekaj priporočil:

1. Zastavljanje ciljev – študenti, ki si zastavljajo cilje in so usmerjeni v naloge, svoj čas vlagajo na načine, ki jih je treba doseči;
2. Zmanjšati odvračanje pozornosti – odpraviti nepotrebno odvračanje pozornosti od okolja in/ali socialnih medijev;
3. Nastavite časovne omejitve – dodelite določene čase za opravila in se nato držite teh časov. Ko zmanjka časa, se premaknite na naslednjo nalogo; spremljajte svoj čas in določite roke;
4. Nagraditi dosežke – ko učenci dosežejo cilje, je pomembno, da so nagrajeni za svoja prizadevanja pri učinkovitem upravljanju svojega časa;
5. Mojster urnika

Tukaj razlikujemo:

Strateško načrtovanje vključuje ocenjevanje bistvenih problemov (grožnje) in priložnosti organizacije, preverjanje in določanje osnovnih konceptov razvoja, zagotavljanje priložnosti za dolgoročni poslovni uspeh organizacije in napovedovanje verjetnih poslovnih rezultatov. Na podlagi strateškega načrtovanja organizacija odloča o svoji rasti, sprejema kratkoročne – taktične in operativne – odločitve, se odziva na spremembe in zahteve okolja ter po potrebi reorganizira poslovanje.

Taktično načrtovanje je povezano s strateškimi načrti, ob upoštevanju poslovanja organizacije v preteklem letu in ob upoštevanju vseh pomembnih sprememb v notranjem in zunanjem okolju (v okolju, ki vpliva na poslovanje organizacije). Ker je načrt zasnovan za kratkoročno (poslovno ali koledarsko leto), lahko z veliko gotovostjo (več kot z dolgoročnim načrtovanjem) ocenimo vpliv na poslovanje organizacije in predvidimo razvoj dogodkov na podlagi sprejetih odločitev.

Operativno načrtovanje je omejeno na krajša obdobja, njegove osnovne naloge pa so zagotavljanje kontinuitete procesa načrtovanja in čim večje kratkoročne (mesečne, četrtletne, polletne) uspešnosti organizacije. Predmet operativnega načrtovanja poslovnih funkcij so posamezne poslovne funkcije v organizaciji (prodaja, nabava, proizvodnja, finance itd.), merilo načrtovanja pa je optimalna izkoriščenost danih zmogljivosti.

Vse strategije so le kos papirja, če se ne izvajajo pravilno. Pogosto slišimo ljudi, ki se pritožujejo zaradi odlašanja. To je eden najpogostejših razlogov za neuspeh. Pravočasno izvajanje prednostnih nalog postane naš glavni korak pri načrtovanju.

Dnevni delovni načrt nam omogoča, da določimo potek dneva in s tem postopoma napredujemo v smeri naših ciljev. Vsak dan šteje tako nujne kot pomembne naloge, ki jih je treba uravnotežiti, začenši z najpomembnejšimi nalogami pred vsemi drugimi. Razbijanje ciljev na koščke olajša napredek in doseganje teh ciljev. Predlagamo tudi, da čas razdelite na „osredotočene“ dneve in dneve priprave. Priprava na načrtovanje nalog je s tega vidika izjemno pomembna.

Eno od zelo uporabnih orodij za načrtovanje je tako imenovana Eisenhowerjeva matrika, ki je predstavljena spodaj:

Matrika odločitve Eisenhower

	Nujno	Ni nujno
Pomembno	POČNI Naredi zdaj	ODLOČI SE Načrtuj čas, da to storitš
Ni pomembno	DELEGIRAJ Kdo lahko to stori zate?	IZBRIŠI Izbriši načrt

Odločitve o načrtovanju se pogosto sprejemajo hitro; včasih brez premišljene analize razpoložljivih podatkov.  Situacijska ocena je  sistematičen proces zbiranja, analiziranja, sinteze in sporočanja podatkov za oblikovanje odločitev o načrtovanju. Informacije iz ocene razmer se lahko uporabijo za obveščanje o ciljih, ciljih, ciljnih skupinah in dejavnostih različnih sektorskih strategij.

Šest strateških korakov za izvedbo ocene razmer

Korak 1: Opredelitev ključnih vprašanj, na katera je treba odgovoriti

Prvi korak pri oceni razmer je ugotoviti, kaj potrebujete za načrtovanje odločitev. Uporabite tri široka vprašanja (in podvprašanja), da oblikujete smer situacijske ocene in razvijete svoja raziskovalna vprašanja:

1. Kakšna je situacija?
2. Kaj vpliva na to, da so razmere boljše in slabše?
3. Katere ukrepe lahko sprejmete, da bi rešili situacijo?

2. korak: Priprava načrta za zbiranje podatkov

Vprašanja, ki jih razvijete v prvem koraku, bodo določila potrebne podatke. Preveč podatkov lahko postane preveč; . Zagotovite, da vaš načrt zbiranja podatkov vključuje različne vrste podatkov (npr. kazalnike socialnega ali zdravstvenega stanja skupnosti, preglede okolja ali najboljše prakse); različne metode zbiranja podatkov (npr. raziskave, pregled dokumentov in pregled literature); in različne vire podatkov (npr. partnerske organizacije, skupnost, krovne organizacije prostovoljnih organizacij in/ali vlada).

3. korak: Zberite podatke

Zdaj, ko ste opredelili raziskovalna vprašanja in razvili načrt zbiranja podatkov, je naslednji korak zbiranje podatkov. Pomembno je omeniti, da obstajata dve vrsti zbiranja podatkov – zbiranje primarnih in sekundarnih podatkov. Primarni podatki so podatki, ki jih vi in vaša ocenjevalna ekipa zbirate sami; sekundarne podatke zbira nekdo drug; na primer, provincialna ali zvezna vlada, raziskovalec ali partnerska organizacija.

4. korak: Organizacija, sinteza in povzetek podatkov

Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ali analiza polja sile lahko pomagata določiti detec tor/in izboljšati situacijo.

5. korak: Sporočite informacije

Sodelavci, partnerske organizacije in odločevalci se zanimajo za vaše ugotovitve. Zato je pomembno, da vsem svojim deležnikom sporočite ključne ugotovitve na način, ki je razumljiv vsakemu različnemu občinstvu.

6. korak: Razmislite, kako nadaljevati z načrtovanjem

Zdaj je čas, da uporabite svoje ugotovitve in se odločite za naslednje korake. Razmislite, kateri so vaši naslednji koraki v procesu načrtovanja. Ali lahko nadaljujete ali morate ponovno pregledati raziskovalna vprašanja, obseg projekta ali vire.

Situacijska ocena, čeprav zamudna, je pomemben del načrtovanja programa, ki temelji na dokazih. Koraki, poudarjeni zgoraj, poenostavljajo postopek v zlahka obvladljive, strateške nalog

Pomen v času krize (npr. pandemija)

Prostovoljec, zlasti v času krize, potrebuje vrsto znanj, spretnosti in kompetenc, razvitih na dovolj visoki ravni, da lahko uspešno obvlada področje prostovoljskega dela. Ker prostovoljstvo postaja bolj specifično in vse bolj zahtevno (nove ciljne skupine uporabnikov, vpliv različnih kultur, zdravstveno stanje, družbeni status, materialni status, itd.), so ključne spretnosti, vključno z načrtovanjem kot pomembne organizacijske spretnosti. Nenazadnje so pridobljene spretnosti, pridobljene s prostovoljstvom, prenosljive tudi na druge sektorje.