Plánovanie znamená nastavenie cieľov práce a úloh na plánovaný časový úsek na základe potrebných predpokladov a definovanie potrebných zdrojov na ich realizáciu. Výstupom plánovania je plán, najčastejšie vo forme písomného dokumentu. Cieľ plánovania je výsledok, ktorý chce daná organizácia za daný čas dosiahnuť.
Plánovanie môžeme popísať ako ľudskú aktivitu zameranú na budúcnosť. Zahŕňa premýšľanie o budúcich možnostiach a tiež o nebezpečenstvách, ktorým môže spoločnosť v budúcnosti čeliť. Môžeme ho tiež nazvať organizovaným spôsobom ako znižovať neistotu a podnikateľské riziko danej organizácie v budúcnosti. Plánovanie, či premýšľanie o budúcnosti, spoločne s premýšľaním o minulosti a súčasnosti, je komplexnou aktivitou zameranou na aktívne ovplyvňovanie budúcich udalostí tak, aby viedli k želanému budúcemu stavu danej organizácie. Zmysel dobrého plánovania v organizácii sa skrýva hlavne v dvoch jeho základných otázkach: Ako dosiahnuť čo najvyšší možný podnikateľský výkon a ako znížiť riziko budúcich podnikateľských rozhodnutí. Plánovanie, ako prvá z funkcií vedenia spoločnosti, je kontinuálnym procesom, ktorý zahŕňa aj nutné zmeny plánov a prípravu nových na základe spätnej väzby a tiež kontrolu plnenia stanovených plánov.
Aby bolo plánovanie čo najkonkrétnejšie, najefektívnejšie a hlavne čo najúspešnejšie, je dobré riadiť sa niekoľkými odporučeniami:
Rozlišujeme tri typy plánovania:
Strategické plánovanie zahŕňa aj vyhodnotenie základných problémov (hrozieb) a príležitostí danej spoločnosti, stanovovanie a kontrolu základných konceptov rozvoja spoločnosti, zabezpečenie príležitostí pre dlhodobý podnikateľský úspech a predpovedanie pravdepodobných podnikateľských výsledkov. Na podklade strategického plánovania sa spoločnosti rozhodujú o svojom raste, robia krátkodobé – taktické a operatívne – rozhodnutia, reagujú na zmeny a požiadavky prostredia a v prípade potreby prehodnocujú procesy.
Taktické plánovanie je prepojené s tým strategickým, berie do úvahy aktivity spoločnosti za predchádzajúci rok, ako aj všetky dôležité zmeny interného (v rámci spoločnosti) aj externého (v okolí, ktoré má na chod spoločnosti vplyv) prostredia. Keďže je plán nastavený krátkodobo (v rámci obchodného či kalendárneho roku), môžeme jeho dopad na fungovanie spoločnosti vyhodnotiť s určitou presnosťou (vyššou, než u dlhodobých plánov) a presnejšie predpovedať vývoj udalostí na základe učinených rozhodnutí.
Operatívne plánovanie je obmedzené na kratšie časové úseky a jeho hlavnými úlohami sú zabezpečenie kontinuity plánovacieho procesu a čo najvyššia krátkodobá (mesačná, štvrťročná, polročná) výkonnosť organizácie. Predmetom operatívneho plánovania podnikateľských aktivít sú jednotlivé zložky podnikania (predaj, nákup, výroba, financie, atď.) a plánovacím kritériom je optimálne využitie dostupných kapacít.
Všetky stratégie sú ale len kusmi papiera, pokiaľ ich správne neimplementujeme. Často počujeme ľudí sťažovať sa na prokrastináciu. Je to jeden z najobvyklejších dôvodov nenaplnenia jednotlivých úloh. Včasné vykonanie prioritných úloh sa stáva hlavným krokom v rámci plánovania.
Denný plán práce nám umožňuje určiť si priebeh dňa, a tak postupne pracovať na naplnení našich cieľov. Každý deň obsahuje ako urgentné, tak aj dôležité úlohy a tieto dve kritériá je dobré vyvážiť. Najdôležitejšie úlohy je dobré vykonať na začiatku, pred všetkým ostatným. Rozdeliť si ciele na menšie kúsky zjednodušuje postup vpred k ich naplneniu. Odporúčame tiež rozdelenie času na dni „sústredeného zamerania“ a dni príprav. Príprava na plánovanie úloh je z tohto pohľadu veľmi dôležitá.
Jedným z veľmi užitočných plánovacích nástrojov je takzvaná Eisenhowerova matica, ktorú predstavuje nasledujúca tabuľka:
Eisenhowerova matica rozhodovania
|
|
Urgentné |
Neurgentné |
|
Dôležité |
VYKONAJ Splň úlohu hneď |
NAPLÁNUJ Naplánuj si čas, kedy úlohu splníš |
|
Nedôležité |
DELEGUJ Kto môže úlohu splniť namiesto teba? |
ODSTRÁŇ Vyhni sa plneniu tejto úlohy |
V rámci plánovania sa často rozhodujeme rýchlo; niekedy aj bez premyslenej analýzy dostupných informácií. Situačná analýza je systematický proces zberu, analýzy, syntézy a komunikovania informácií tak, aby sme mohli robiť informované plánovacie rozhodnutia. Informácie zo situačnej analýzy môžeme použiť pri práci s cieľmi a úlohami, s cieľovými skupinami a so strategickými aktivitami iných sektorov.
Šesť strategických krokov situačnej analýzy
Krok 1: Identifikácia kľúčových otázok
Prvým krokom situačnej analýzy je určiť, čo všetko potrebujeme vedieť, aby sme sa mohli informovane rozhodovať a plánovať postup. Používame tri všeobecne postavené otázky (a ich pod-otázky) ktoré určujú povahu situačnej analýzy a z ktorých sa vyvinú ďalšie, konkrétnejšie otázky pre výskum:
Krok 2: Vytvorenie plánu získavania informácií
Otázky, ktoré získame v prvom kroku, nám určia, aké informácie potrebujeme. Príliš mnoho informácií nás môže zavaliť. Je dôležité, aby plán získavania informácií obsahoval rozmanité druhy informácií (napr. indikátory zdravotného a sociálneho stavu komunity, informácie o prostredí či overené príklady dobrej praxe); rôzne metódy zberu dát (napr. dotazníkové prieskumy, rešerše dokumentov či prehľady literatúry); a odlišné zdroje informácií (napr. partnerské organizácie, komunita, skupina dobrovoľníckych organizácií či vládne zdroje).
Krok 3: Zber informácií
Po nájdení kľúčových otázok pre výskum a vytvorení plánu získavania informácií nastáva čas tieto informácie naozaj získať. Podotýkame, že existujú dva druhy zberu informácií – primárny a sekundárny. Primárny zber informácií je ten, pri ktorom sami dané informácie zisťujeme, pri sekundárnom zbere využívame informácie, ktoré zistil a zozbieral pred nami niekto iný, napríklad regionálne či štátne autority, výskumníci či partnerské organizácie.
Krok 4: Organizácia, syntéza a sumarizácia zozbieraných informácií
Metódy, ako analýza SWOT (Silné stránky, Slabé stránky, Príležitosti, Hrozby) alebo analýza silových polí môžu byť nápomocné pri pochopení a vylepšení situácie.
Krok 5: Komunikácia výsledkov
Vaše výsledky môžu zaujímať vašich kolegov, partnerské organizácie aj tých, čo v danej oblasti prijímajú rozhodnutia. Preto je dôležité svoje hlavné zistenia komunikovať s každým zo zúčastnených tak, aby to práve pre toho konkrétneho príjemcu bolo zrozumiteľné.
Krok 6: Pokračovanie plánovania
Teraz prichádza čas využiť to, čo sme zistili a zvoliť ďalšie kroky. Rozmyslite si, čo ďalej v procese plánovania. Môžete pokračovať, alebo musíte pozmeniť počiatočné otázky, rozsah projektu či zdroje?
Situačná analýza, hoci je časovo náročná, je dôležitou súčasťou plánovania programov založených na dôkazoch. Jednotlivé kroky, ako sú tu prezentované, tento proces zjednodušujú do ľahko zvládnuteľných strategických úloh.
Dobrovoľník, a obzvlášť v čase krízy, potrebuje množstvo znalostí, zručností a kompetencií vyvinutých na dostatočnej úrovni, aby dobrovoľnícku prácu zvládal úspešne. Ako sa dobrovoľníctvo stáva užšie zameraným a zvyšuje sa jeho náročnosť (nové cieľové skupiny, dopady rôznych kultúr, zdravotný, sociálny a materiálny stav, atď.), vystupuje do popredia zvládnutie kľúčových zručností, vrátane dôležitej organizačnej zručnosti plánovania. V neposlednej rade sa zručnosti, ktoré získame pri dobrovoľníckej aktivite dajú využiť aj v iných sektoroch.
Tento projekt bol financovaný s podporou Európskej komisie. Táto publikácia vyjadruje len názory autora a Komisia nenesie zodpovednosť za akékoľvek použitie informácií v nej obsiahnutých.
Open eClass © 2003-2023 — Podmienky používania
