Digitale Bibliothek: Priorisierung & Effektivität

Priorisierung & Effektivität

Prioritäten zu setzen ist eine wichtige Fähigkeit, die Sie brauchen, um Ihre eigenen Anstrengungen und die Ihres Teams optimal zu nutzen. Sie hilft Ihnen, Ihre Zeit dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt wird, und befreit Sie und Ihre Teammitglieder von Aufgaben, die später erledigt werden können. Wenn Sie wissen, wie Sie Prioritäten setzen, können Sie Ihren Verpflichtungen nachkommen.

Die Prioritätensetzung kann auch eine Herausforderung sein, wenn Sie in einer Gruppe arbeiten, weil jedes Teammitglied mitbestimmen möchte, was am wichtigsten ist. Das Wissen, wie man Prioritäten setzt, ist eine wichtige Fähigkeit, denn jeder von uns hat Ansprüche an seine Zeit und Aufmerksamkeit. Mit einer guten Prioritätensetzung (und einem sorgfältigen Umgang mit neu priorisierten Aufgaben) können Sie Ordnung in das Chaos bringen, den Stress massiv reduzieren und einen erfolgreichen Abschluss anstreben.

Auf einer einfachen Ebene können Sie Prioritäten auf der Grundlage von Zeitbeschränkungen, der potenziellen Rentabilität oder des Nutzens der anstehenden Aufgabe oder des Drucks, unter dem Sie eine Aufgabe erledigen müssen, setzen.

Die meisten Menschen setzen ihre Prioritäten auf der Grundlage der Dringlichkeit und Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben - sie konzentrieren sich zuerst auf die dringendsten und wichtigsten Aufgaben und erledigen die anderen, sobald diese erledigt sind. Das ist zwar ein guter Anfang, aber in der Realität gibt es manchmal noch andere Faktoren zu berücksichtigen. Daher kann es sinnvoller sein, spezifische Priorisierungsinstrumente zu verwenden.

Wenn wir über das Setzen von Prioritäten (Priorisierung) sprechen, geht es auch um Effizienz. Unter Effizienz versteht man im Allgemeinen das Ausmaß, in dem Zeit, Aufwand und Kosten für eine geplante Aufgabe oder einen geplanten Zweck sinnvoll eingesetzt werden. Effektiv zu arbeiten ist wichtig. Allgemeiner ausgedrückt, ist es die Fähigkeit, Dinge gut, erfolgreich und ohne Verschwendung zu erledigen.

Im Folgenden finden Sie 8 Tipps zur effektiven Priorisierung Ihrer Aufgaben:

1. To-Do-Liste

 Erstellen Sie zu Beginn eines jeden Tages oder einer jeden Woche eine To-Do-Liste, auf der steht, was Sie erledigen wollen. Versuchen Sie, sich realistische Erwartungen/Ziele zu setzen, damit Sie nicht enttäuscht sind, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht in der vorgegebenen Zeit erledigt haben.

2. Regelmäßige Überprüfung

Wenn Sie Ihr Arbeitspensum regelmäßig überprüfen, werden Sie wahrscheinlich einige Punkte auf Ihrer Liste abhaken, was Ihnen das Gefühl gibt, etwas geschafft zu haben. Es fühlt sich gut an, Dinge von Ihrer Liste abzuhaken, und motiviert Sie, mehr zu tun.

3. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste

Halten Sie sich an die 80:20-Regel: 80 Prozent unserer Arbeit machen weniger als 20 Prozent ihres Wertes aus. Konzentrieren Sie sich also auf die wichtigsten 20 Prozent, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Dies sollte Ihre Arbeitsleistung steigern, da die wichtigsten Aufgaben erledigt sind.

4. Setzen Sie realistische Fristen

Es ist wichtig, dass Sie die Zeit, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen, genau einschätzen, um ein Gefühl der Zufriedenheit zu erlangen. Wenn Sie zu optimistisch sind, wird dies nur zu Enttäuschungen führen.

5. Planen Sie Zeit für Unterbrechungen ein

Das ist vielleicht schwer einzuplanen, da Sie nicht wissen, wie viele Unterbrechungen es geben wird. Wenn Sie aber zu einer bestimmten Tageszeit mit Unterbrechungen rechnen müssen, sollten Sie die dringlicheren Arbeiten zu den Zeiten erledigen, in denen Sie weniger wahrscheinlich unterbrochen werden. Auf diese Weise können Sie sich besser konzentrieren und die Aufgaben schneller erledigen.

6. Strukturieren Sie Ihr Aufgabenpensum

Es ist am besten, wenn Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste einzeln abarbeiten, damit Sie nicht zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln müssen.

7. Lassen Sie Ihren Posteingang nicht Ihr Arbeitspensum bestimmen

Planen Sie eine bestimmte Zeit ein, um Ihren Posteingang zu überprüfen, damit Sie nicht jedes Mal unterbrochen werden, wenn Sie eine E-Mail erhalten

8. Führen Sie ein Protokoll über Ihre Arbeit (Aufgaben)

Durch das Führen eines Arbeitsprotokolls erfahren Sie, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt. Das hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Woche, insbesondere bei der Festlegung realistischer Zeitpläne für Ihre wichtige Aufgabenliste.

Bedeutung in Krisenzeiten (z. B. Pandemie)

Während einer Krise zeichnet sich kognitive Überlastung ab; Informationen sind unvollständig, Interessen und Prioritäten können aufeinandertreffen, und Emotionen und Ängste laufen hoch. Im Bereich der Arbeit mit Menschen in Krisensituationen sind Effizienz und Priorisierung daher noch wichtiger, da viele Faktoren im Hilfeprozess von diesen beiden Fähigkeiten besonders abhängig sind.