La definizione delle priorità è un'abilità chiave di cui hai bisogno per utilizzare al meglio i tuoi sforzi e quelli del tuo team. Ti aiuta a allocare il tuo tempo dove è più necessario, liberando te e i membri del tuo team da compiti che possono essere affrontati in seguito. Sapendo come stabilire le priorità puoi rimanere in linea con gli impegni.
La definizione delle priorità può anche essere una sfida quando lavori in un gruppo, perché ogni membro del team vuole avere voce in capitolo su ciò che è più importante. Saper dare priorità ai tuoi compiti è un'abilità essenziale, perché tutti noi abbiamo esigenze di tempo e attenzione. Con una buona definizione delle priorità (e un'attenta gestione delle attività riassegnate) puoi mettere ordine nel caos, ridurre in modo massiccio lo stress e andare verso una conclusione positiva.
A un livello semplice, puoi stabilire le priorità in base ai limiti di tempo, alla potenziale redditività o beneficio dell'attività che stai affrontando o alla pressione a cui sei sottoposto per completare un lavoro.
La maggior parte delle persone dà la priorità a ciò che deve fare in base all'urgenza e all'importanza di ogni attività: si concentra prima sui lavori più urgenti e importanti e poi esegue gli altri una volta completati. Anche se questo è un buon inizio, la realtà è che a volte ci sono altri fattori da considerare. Quindi l'utilizzo di strumenti di definizione delle priorità specifici può avere più senso.
Quando si parla di stabilire le priorità (dare priorità), si parla anche di efficienza. L'efficienza generalmente definisce la misura in cui tempo, impegno e costi sono ben spesi per un'attività o uno scopo pianificato. Lavorare in modo efficace è importante, In un senso più generale, è la capacità di fare le cose bene, con successo e senza sprechi.
Di seguito sono riportati 8 suggerimenti per dare priorità alle tue attività in modo efficace:
All'inizio di ogni giorno o settimana, crea un elenco di cose da fare che rifletta ciò che vuoi fare. Cerca di stabilire anche aspettative/obiettivi realistici in modo da evitare delusioni se non hai completato i tuoi compiti entro il tempo impostato.
Esaminando regolarmente il tuo carico di lavoro, probabilmente spuntarai diversi elementi dell'elenco completati, dandoti quella sensazione di realizzazione. Spuntare le cose dalla tua lista ti fa sentire bene e ti motiva a fare di più.
Segui la regola 80:20 dei carichi di lavoro; l'80% del nostro lavoro contribuisce a meno del 20% del suo valore, quindi concentrati sul 20% più importante per completare i compiti più cruciali. Ciò dovrebbe aumentare le tue prestazioni sul lavoro poiché i lavori più importanti sono stati completati.
È importante stimare con precisione il tempo che ogni attività impiegherà a svolgere per raggiungere e ottenere quel senso di soddisfazione. Se sei troppo ottimista, questo porterà solo alla delusione.
Questo potrebbe essere difficile da tenere in considerazione poiché non sai quante interruzioni avrai, ma se è probabile che ne avrai alcune durante un particolare momento della giornata, fai il lavoro più urgente durante i momenti in cui è meno probabile che tu venga interrotto. In questo modo puoi concentrarti meglio e completare le attività più velocemente.
È meglio occuparsi di ogni elemento della tua lista uno alla volta piuttosto che saltare da un’attività all’altra
Assegna un tempo al controllo della tua casella di posta per evitare interruzioni ogni volta che ricevi un'e-mail.
Tenendo un registro del tuo lavoro, imparerai quanto tempo richiede ogni attività che svolgi, il che ti aiuterà quando pianifichi la tua settimana in anticipo, specialmente quando imposti scale temporali realistiche per la tua lista di cose da fare.
Durante una crisi, incombe un sovraccarico cognitivo; le informazioni sono incomplete, gli interessi e le priorità possono scontrarsi e le emozioni e le ansie sono elevate. Nel campo del lavoro con le persone in situazioni di crisi, l'efficienza e la definizione delle priorità sono quindi ancora più importanti, poiché molti fattori nel processo di aiuto dipendono in particolare da queste due competenze.
Questo progetto è stato finanziato con il sostegno della Commissione europea. L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull'uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute.
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