Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Ιεράρχηση προτεραιοτήτων & Αποτελεσματικότητα

Ιεράρχηση προτεραιοτήτων & Αποτελεσματικότητα

Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων είναι μια βασική δεξιότητα που χρειάζεστε για να αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις δικές σας προσπάθειες και εκείνες της ομάδας σας. Σας βοηθά να κατανείμετε τον χρόνο σας εκεί που χρειάζεται περισσότερο, απελευθερώνοντας εσάς και τα μέλη της ομάδας σας από εργασίες που μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα.

Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων σας βοηθά να κατανέμετε το χρόνο σας εκεί όπου είναι πιο απαραίτητο, απελευθερώνοντας εσάς και τα μέλη της ομάδας σας από εργασίες που μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα. Γνωρίζοντας πώς να βάζετε προτεραιότητες, μπορείτε να παραμείνετε σε καλό δρόμο με τις δεσμεύσεις.

Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων μπορεί επίσης να είναι μια πρόκληση όταν εργάζεστε σε μια ομάδα, επειδή κάθε μέλος της ομάδας θέλει να έχει λόγο σε αυτό που είναι πιο σημαντικό. Το να γνωρίζετε πώς να ιεραρχείτε τις εργασίες σας είναι μια βασική δεξιότητα, επειδή όλοι μας έχουμε απαιτήσεις από το χρόνο και την προσοχή μας. Με καλή ιεράρχηση προτεραιοτήτων (και προσεκτική διαχείριση των εργασιών για τις οποίες έχουν καθοριστεί ξανά προτεραιότητες) μπορείτε να φέρετε τάξη στο χάος, να μειώσετε μαζικά το άγχος και να προχωρήσετε σε μια επιτυχή ολοκλήρωση.

Σε ένα πρώτο επίπεδο, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα με βάση τους χρονικούς περιορισμούς, την πιθανή κερδοφορία ή το όφελος της εργασίας που αντιμετωπίζετε, ή την πίεση που δέχεστε για να ολοκληρώσετε μια εργασία.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δίνουν προτεραιότητα σε αυτό που πρέπει να κάνουν με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία της κάθε εργασίας — εστιάζουν πρώτα στις πιο πιεστικές, σημαντικές εργασίες και κάνουν τις άλλες όταν αυτές ολοκληρωθούν. Αν και αυτή είναι μια καλή αρχή, η πραγματικότητα είναι ότι μερικές φορές υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Επομένως, η χρήση συγκεκριμένων εργαλείων ιεράρχησης μπορεί να έχει περισσότερο νόημα.

Όταν μιλάμε για τον καθορισμό προτεραιοτήτων (προτεραιοποίηση), μιλάμε επίσης για αποτελεσματικότητα. Η αποτελεσματικότητα καθορίζει γενικά τον βαθμό στον οποίο ο χρόνος, η προσπάθεια και το κόστος δαπανώνται καλά για μια προγραμματισμένη εργασία ή σκοπό. Η αποτελεσματική εργασία είναι σημαντική. Με μια γενικότερη έννοια, είναι η ικανότητα να κάνουμε τα πράγματα καλά, με επιτυχία και χωρίς σπατάλη.

Παρακάτω είναι 8 συμβουλές για την αποτελεσματική ιεράρχηση των καθηκόντων σας:

1. To-Do Λίστα: Στην αρχή κάθε ημέρας ή εβδομάδας, δημιουργήστε μια λίστα εκκρεμών εργασιών που αντικατοπτρίζει αυτά που θέλετε να κάνετε. Προσπαθήστε να θέσετε ρεαλιστικούς στόχους, ώστε να αποφύγετε την απογοήτευση αν δεν έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες σας μέχρι τη στιγμή που θα έχετε ορίσει.
2. Τακτική επανεξέταση: Ελέγχοντας τακτικά τον φόρτο εργασίας σας, πιθανότατα θα σημειώσετε αρκετά ολοκληρωμένα στοιχεία της λίστας, δίνοντάς σας αυτό το αίσθημα επιτυχίας. Το να ελέγχετε πράγματα από τη λίστα σας είναι καλό και σας παρακινεί να κάνετε περισσότερα.
3. Επικεντρωθείτε στα πιο κρίσιμα: Ακολουθήστε τον κανόνα 80:20 του φόρτου εργασίας. Το 80% της εργασίας μας συνεισφέρει λιγότερο από το 20% της αξίας του, επομένως εστιάστε στο πιο σημαντικό 20% για να ολοκληρώσετε τις πιο κρίσιμες εργασίες. Αυτό θα αυξήσει την απόδοσή σας στην εργασία, καθώς οι πιο σημαντικές εργασίες θα έχουν ολοκληρωθεί.
4. Καθορισμός ρεαλιστικών προθεσμιών: Είναι σημαντικό να υπολογίζετε με ακρίβεια το χρόνο που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, προκειμένου να επιτύχετε και να κερδίσετε αυτή την αίσθηση ικανοποίησης. Αν είστε πολύ αισιόδοξοι, αυτό θα οδηγήσει μόνο σε απογοήτευση.
5. Αφήστε χρόνο για διακοπές: Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να το κάνετε, καθώς δεν γνωρίζετε πόσες διακοπές θα έχετε, αλλά αν είναι πιθανό να έχετε κάποιες κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης ώρας της ημέρας, τότε κάντε την πιο επείγουσα εργασία κατά τη διάρκεια των ωρών που είναι λιγότερο πιθανό να διακόψετε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εστιάσετε καλύτερα και να ολοκληρώσετε τις εργασίες γρηγορότερα.
6. Δομήστε τη φόρτωση των εργασιών σας: Είναι καλύτερο να ασχοληθείτε με ένα στοιχείο στη λίστα σας ένα κάθε φορά, ώστε να μην διακόπτετε και να αλλάζετε μεταξύ διαφορετικών εργασιών.
7. Μην αφήνετε τα εισερχόμενά σας να οδηγούν τον φόρτο εργασίας σας: Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας για να αποφύγετε διακοπές κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
8. Κρατήστε ένα αρχείο καταγραφής της εργασίας σας (καθήκοντα): Τηρώντας ένα αρχείο καταγραφής της δουλειάς σας, θα μάθετε πόσο χρόνο διαρκεί κάθε εργασία που κάνετε που θα σας βοηθήσει όταν προγραμματίζετε την εβδομάδα σας μπροστά, ειδικά κατά τον καθορισμό ρεαλιστικών χρονικών κλιμάκων για τη λίστα όλων των σημαντικών προς εκτέλεση εργασιών.

Σημασία σε περιόδους κρίσης (π.χ. πανδημία)

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, εμφανίζεται γνωστική υπερφόρτωση· οι πληροφορίες είναι ελλιπείς, τα συμφέροντα και οι προτεραιότητες ενδέχεται να συγκρούονται και τα συναισθήματα και οι ανησυχίες είναι υψηλές. Ως εκ τούτου, στον τομέα της εργασίας με άτομα που βρίσκονται σε καταστάσεις κρίσης, η αποτελεσματικότητα και η ιεράρχηση προτεραιοτήτων είναι ακόμη πιο σημαντικές, δεδομένου ότι πολλοί παράγοντες στη διαδικασία παροχής βοήθειας εξαρτώνται ιδιαίτερα από αυτές τις δύο δεξιότητες.