A definição de prioridades é uma competência chave de que necessita para fazer o melhor uso dos seus próprios esforços e dos da sua equipa. Ajuda-o a atribuir o seu tempo onde ele é mais necessário, libertando-o a si e aos membros da sua equipa de tarefas que podem ser abordadas mais tarde. Sabendo como estabelecer prioridades, pode manter-se no bom caminho com compromissos.
A definição de prioridades também pode ser um desafio quando se trabalha em grupo, porque cada membro da equipa quer ter uma palavra a dizer no que é mais importante. Saber dar prioridade às suas tarefas é uma habilidade essencial, porque todos nós temos exigências no nosso tempo e atenção. Com uma boa priorização (e uma gestão cuidadosa das tarefas reordenadas) pode levar a ordem ao caos, reduzir massivamente o stress, e avançar para uma conclusão bem-sucedida.
A um nível simples, pode estabelecer prioridades com base em restrições de tempo, na potencial rentabilidade ou benefício da tarefa que está a enfrentar, ou na pressão a que está sujeito para concluir um trabalho.
A maioria das pessoas dá prioridade ao que precisam de fazer com base na urgência e importância de cada tarefa - concentram-se primeiro nos trabalhos mais urgentes e importantes, e fazem os outros quando estes estão completos. Embora isto seja um bom começo, a realidade é que por vezes há outros fatores a considerar. Assim, a utilização de ferramentas específicas de priorização pode fazer mais sentido.
Quando falamos em estabelecer prioridades (priorizar), estamos também a falar de eficiência. A eficiência define geralmente até que ponto o tempo, o esforço e o custo são bem gastos numa tarefa ou objetivo planeado. Trabalhar eficazmente é importante, num sentido mais geral, é a capacidade de fazer as coisas bem, com sucesso, e sem perdas.
Abaixo estão 8 dicas para dar efetivamente prioridade às suas tarefas:
No início de cada dia ou semana, crie uma lista de tarefas que reflita o que pretende fazer. Tente também estabelecer expectativas/metas realistas para evitar deceções se não tiver completado as suas tarefas até ao momento definido.
Revisão regular
Ao rever regularmente a sua carga de trabalho, é provável que marque vários itens da lista completa, dando-lhe essa sensação de realização. Verificar coisas da sua lista é uma sensação boa e motiva-o a fazer mais.
Concentre-se no mais crucial
Siga a regra 80:20 das cargas de trabalho; 80% do nosso trabalho contribui com menos de 20% do seu valor, por isso concentre-se nos 20% mais importantes para completar as tarefas mais cruciais. Isto deverá aumentar o seu desempenho no trabalho, uma vez que os trabalhos mais importantes estão completos.
É importante estimar com precisão o tempo que cada tarefa levará a realizar para alcançar e ganhar essa sensação de satisfação. Se for demasiado otimista, isto só levará ao desapontamento.
Isto pode ser difícil de conseguir porque não sabe quantas interrupções terá, mas se é provável que tenha algumas durante uma determinada hora do dia, então faça o trabalho mais urgente durante as vezes em que é menos provável que seja interrompido. Dessa forma, poderá concentrar-se melhor e completar as tarefas mais rapidamente.
É melhor lidar com cada item da sua lista, um de cada vez, para que não tenha de cortar e mudar entre diferentes tarefas.
Atribua um tempo para verificar a sua caixa de entrada para evitar interrupções cada vez que receber um e-mail.
Ao manter um registo do seu trabalho, aprenderá quanto tempo cada tarefa que realiza leva, o que ajudará quando planear a sua semana, especialmente ao estabelecer escalas de tempo realistas para a sua lista de afazeres.
Durante uma crise, a sobrecarga cognitiva é uma realidade; a informação é incompleta, os interesses e prioridades podem colidir, e as emoções e ansiedades são elevadas. No campo do trabalho com pessoas em situações de crise, a eficiência e a priorização são, portanto, ainda mais importantes, uma vez que muitos fatores no processo de ajuda estão especialmente dependentes destas duas competências.
Este projecto foi financiado com o apoio da Comissão Europeia. Esta publicação reflete apenas a opinião do autor, e a Comissão não pode ser responsabilizada por qualquer uso que possa ser feito da informação nela contida.
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