Schopnosť stanoviť si priority je kľúčová zručnosť, potrebná k čo najlepšiemu využitiu vlastného aj skupinového úsilia. Pomáha využiť svoj čas tým smerom, ktorým je to najpotrebnejšie a uvoľňuje všetkých členov tímu od úloh, ktorým sa dá venovať neskôr. Keď viete priorizovať, dokážete naplňovať všetky svoje záväzky.
Priorizovanie môže byť výzvou pri práci v skupine, pretože každý z členov skupiny chce spolurozhodovať o tom, čo je dôležitejšie a čo menej. Vedieť si priorizovať úlohy je veľmi dôležitá zručnosť, pretože na čas a pozornosť nás všetkých sú kladené nejaké nároky. S dobre stanovenými prioritami (a uvážlivým spravovaním priorizovaných úloh) môžeme vniesť poriadok do chaosu, výrazne znížiť mieru stresu a posunúť sa smerom k úspešnému výsledku našej práce.
Zjednodušene môžeme priorizovať na základe časových obmedzení, potenciálneho zisku jednotlivých úloh či na základe tlaku, pod ktorým sa vzhľadom k splneniu danej úlohy nachádzame.
Väčšina ľudí priorizuje na základe urgentnosti a dôležitosti svojich úloh – na úvod sa sústredia na tie najnaliehavejšie z dôležitých úloh a ostatné úlohy vykonávajú až keď tieto kľúčové splnili. Hoci je to dobrý začiatok, niekedy existujú aj iné faktory, ktoré je dobré vziať do úvahy. Preto môže byť zmysluplné používať špecifickejšie nástroje priorizovania úloh.
Keď hovoríme o stanovovaní priorít (priorizovaní), ide vždy aj o efektivitu. Efektivita vo všeobecnosti znamená, nakoľko dobre využívame daný čas, úsilie a náklady vzhľadom k plánovanej úlohe či cieľu. Je dôležité pracovať efektívne, je to vlastne schopnosť pracovať dobre, úspešne a bez plytvania čímkoľvek.
Ponúkame tu 8 tipov, ako efektívne priorizovať svoje úlohy:
Na začiatku každého dňa či týždňa si vytvorte zoznam toho, čo chcete dosiahnuť. Snažte sa stanovovať si realistické ciele a očakávania, aby ste sa vyhli sklamaniu z toho, že ste úlohy nedokončili včas.
Pri pravidelnom vracaní sa k tomuto zoznamu si pravdepodobne môžete odškrtnúť niektoré z úloh, a to vám prinesie pocit úspechu. Odstraňovanie úloh zo zoznamu prináša dobrý pocit a motiváciu pokračovať.
Pracujte podľa pravidla práce 80:20; 80 percent našej práce prispieva menej než 20-timi percentami k jej hodnote. Preto je dobré sa zamerať na tých 20 najdôležitejších percent a naplniť najdôležitejšie úlohy. Toto zvýši vašu pracovnú produktivitu, pretože to najdôležitejšie z vašej práce bude hotové.
Je dôležité presne odhadnúť, koľko času vám tá-ktorá úloha zaberie, aby ste dosahovali pocit úspechu. Prílišný optimizmus vedie k sklamaniam.
Toto môže byť zložité, pretože nemôžete dopredu vedieť, koľko prerušení vás čaká. Pokiaľ je pravdepodobné, že nejaké prerušenia prídu v nejakom konkrétnom čase, vykonávajte urgentnejšiu prácu v časoch, kedy sú prerušenia menej pravdepodobné. To vám umožní sa lepšie sústrediť a rýchlejšie plniť zadané úlohy.
Najlepšie je pracovať na jednej položke vášho zoznamu naraz, aby ste nepreskakovali a nedelili pozornosť medzi viac rôznych úloh.
Vyhraďte si čas na kontrolu prichádzajúcej pošty, aby ste sa vyhli prerušovaniu práce vždy, keď dostanete novú správu.
Vedením záznamu práce zistíte, koľko vám ktorá úloha trvala a to vám pomôže pri plánovaní ďalšieho týždňa, obzvlášť pri stanovovaní realistických termínov pre váš zoznam nevyhnutných týždenných úloh.
V čase krízy prichádza na radu kognitívne preťaženie; naše informácie nie sú kompletné, jednotlivé naše záujmy a priority sa môžu ocitnúť v konflikte a emócie a úzkosti stúpajú. V oblasti práce s ľuďmi v kríze je teda efektivita a priorizovanie o to dôležitejšie, pretože práve na týchto dvoch zručnostiach závisí mnoho faktorov v procese pomoci druhým.
Tento projekt bol financovaný s podporou Európskej komisie. Táto publikácia vyjadruje len názory autora a Komisia nenesie zodpovednosť za akékoľvek použitie informácií v nej obsiahnutých.
Open eClass © 2003-2023 — Podmienky používania
