Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Διαχείριση χρόνου

Διαχείριση χρόνου

Έτσι, όταν μιλάμε για τη διαχείριση του χρόνου, μπορούμε να πούμε εν συντομία ότι πρόκειται για δεξιότητες που σας επιτρέπουν να ιεραρχήσετε τα καθήκοντα, να αποφύγετε τους αντιπερισπασμούς και να διατηρήσετε την εστίασή σας. Στον τομέα εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του τομέα εθελοντικής εργασίας, βοηθά στον καθορισμό και την τήρηση των προθεσμιών, στην εκτέλεση ενός καθήκοντος τη δεδομένη στιγμή και στην ανάθεση αρμοδιοτήτων. Το βασικό κομμάτι του πώς να διαχειριστούμε τον εαυτό μας είναι η διαχείριση του χρόνου μας. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους η διαχείριση του χρόνου είναι σημαντική. Ένας από αυτούς είναι ο λεγόμενος «θετικός κύκλος» που μπορεί να βελτιώσει δραματικά πολλές πτυχές της ζωής μας.

Η διαχείριση του χρόνου είναι μια τεχνική για την αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου. Αφορά στην οργάνωση επαγγελματικών και προσωπικών καθηκόντων με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Το πρώτο είναι η φροντίδα των πιο επειγόντων και σημαντικών καθηκόντων, ακολουθούμενα από δραστηριότητες που δεν είναι απαραίτητες, αλλά εξακολουθούν να είναι σημαντικές. Με τον καθορισμό προτεραιοτήτων στο πρόγραμμά σας, μπορείτε να εστιάσετε το χρόνο και την ενέργειά σας εκεί που είναι περισσότερο απαραίτητο.

Η επιτυχής διαχείριση του χρόνου περιλαμβάνει συνειδητό σχεδιασμό και προσεκτική λήψη αποφάσεων. Περιλαμβάνει επίσης τη διατήρηση της εστίασης και την ιεράρχηση σημαντικών καθηκόντων αντί να παραπλανείστε από ασήμαντους περισπασμούς.

Διαχείριση του χρόνου «καθορίζοντας προτεραιότητες για την αποτελεσματική διαχείριση του εαυτού σας και της ζωής σας»

Η αυτοδιαχείριση είναι μία από τις στρατηγικές με τις οποίες θέτουμε εργασιακούς στόχους και προτεραιότητες και τα επιτυγχάνουμε αποτελεσματικά σε ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Στην πραγματικότητα, είναι μια διαδικασία που αποτελείται από επτά βασικά στοιχεία:

• Ανάλυση χρόνου και εκτίμηση (αίσθηση χρόνου)
• Σχεδιασμός (λίστες των καθηκόντων που πρέπει να γίνουν)
• Καθορισμός στόχων και προτεραιοτήτων
• Προγραμματισμός
• Οργάνωση
• Δημιουργία νέων και βελτιωμένων συνηθειών χρόνου και
• Παρακολούθηση (χρόνος, δραστηριότητες κ.λπ.).

Η τέχνη της σωστής διαχείρισης του χρόνου έχει επίσης πολλές επιπτώσεις σε άλλους τομείς της ζωής μας, όπως:

• Βελτιώνει την αυτοπειθαρχία
• Βελτιώνει την ποιότητα των εργασιακών καθηκόντων σας
• Δημιουργεί χρόνο χαλάρωσης (αν θέλετε να έχετε χρόνο να χαλαρώσετε, να ανανεωθείτε ή να προετοιμαστείτε για πιο απαιτητικές εργασίες, οι καλές δεξιότητες διαχείρισης είναι απαραίτητες
• Μειώνει το στρες
• Προσφέρει νέες δυνατότητες
• Ενισχύει τις ικανότητες λήψης αποφάσεων
• Δίνει τη δυνατότητα να δούμε νέες ευκαιρίες
• Ενισχύει την εστίαση και την αποτελεσματικότητα (μπορείτε να επιτύχετε περισσότερα)
• Βοηθά να χτίσετε και να βελτιώσετε τις προσωπικές σας σχέσεις

Συχνές παγίδες διαχείρισης χρόνου

Όταν προσπαθείτε να διαχειριστείτε το χρόνο, συμβαίνει συχνά να βγαίνετε εκτός πορείας. Για να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου, θα πρέπει να προσπαθήσετε να αποφύγετε τις ακόλουθες κοινές παγίδες:

• Παγίδα αριθ. 1: Μη δημιουργείτε μια λίστα εκκρεμοτήτων. Αν δεν ξέρετε τι πρέπει να γίνει, δεν μπορείτε.
• Παγίδα αριθ. 2: Multitasking - Ταυτόχρονη εκτέλεση πολλών ενεργειών. Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, το multitasking είναι στην πραγματικότητα λιγότερο παραγωγικό από την εστίαση σε μία εργασία τη φορά. Αυτό συμβαίνει επειδή ο εγκέφαλός μας δεν είναι εξοπλισμένος για να εκτελεί δύο εργασίες ταυτόχρονα που απαιτούν υψηλού επιπέδου εγκεφαλικές λειτουργίες. Μερικές μελέτες δείχνουν ότι το multitasking μπορεί να μειώσει το IQ μας επειδή το εύρος της προσοχής μας είναι διχασμένο και μπορεί ακόμη και να βλάψει τον εγκέφαλό μας.
• Παγίδα αριθ. 3: Δεν γνωρίζετε πόσο χρόνο απαιτεί μια συγκεκριμένη εργασία. Μπορείτε να γράψετε μια αναφορά σε μία ώρα ή θα χρειαστείτε τρεις ώρες; Εάν δεν γνωρίζετε πόσο χρόνο χρειάζεται μια εργασία, δεν μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις Επτά Δεξιότητες για Επιτυχημένη Διαχείριση Χρόνου.

Σημασία σε περιόδους κρίσης (π.χ. πανδημία)

Μαθαίνοντας πώς να εξισορροπείτε τις αναθέσεις και τον αριθμό των προθεσμιών ενώ εργάζεστε ως εθελοντής, θα διευκολύνει την προσαρμογή σας σε μελλοντικό συνεργατικό εργασιακό περιβάλλον. Έχοντας την ικανότητα διαχείρισης του χρόνου για τους εξυπηρετούμενους με τους οποίους εργάζονται οι εθελοντές, πετυχαίνουν τη συνεργασία και ένα επίπεδο εμπιστοσύνης ότι οι αμοιβαίες συμφωνίες θα υλοποιηθούν. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε περιόδους συνεχιζόμενης κρίσης.