Biblioteca Digital: Gestão do Tempo

Gestão do tempo

Assim, quando falamos de gestão do tempo, podemos dizer brevemente que se trata de competências que lhe permitem dar prioridade às tarefas, evitar distrações e manter o foco. Na área de trabalho, incluindo a área de trabalho voluntário, ajuda a estabelecer e cumprir prazos, a trabalhar numa tarefa na altura e a delegar responsabilidades. A parte essencial de como nos gerirmos a nós próprios é gerir o nosso tempo. Há muitas razões pelas quais a gestão do tempo é importante. Uma delas é o chamado "ciclo positivo", que pode melhorar dramaticamente muitos aspetos da nossa vida.

A gestão do tempo é uma técnica para utilizar o tempo de forma mais eficaz. Trata-se de organizar tarefas profissionais e privadas com base na sua urgência e importância. A primeira é cuidar das tarefas mais urgentes e importantes, seguidas de atividades que não são necessárias, mas ainda assim importantes. Ao estabelecer prioridades na sua agenda, pode concentrar o seu tempo e energia onde estas são mais necessárias.

Uma gestão do tempo bem-sucedida envolve planeamento consciente e tomada de decisões ponderadas. Envolve também manter o foco e dar prioridade a tarefas importantes em vez de descarrilar em distrações sem importância.

A gestão do tempo "estabelecendo prioridades para uma gestão eficaz de si e da sua vida"

A autogestão é uma das estratégias com a qual estabelecemos objetivos e prioridades de trabalho e os atingimos eficazmente num determinado período de tempo. Na realidade, é um processo composto por sete elementos básicos:

• Análise e avaliação do tempo (consciência do tempo)
• Planeamento (listas de tarefas a realizar)
• Estabelecer objetivos e prioridades
• Programação
• Organização
• Estabelecer novos e melhores hábitos temporais e
• Monitorização (tempo, atividades, etc.).

A arte da boa gestão do tempo tem muitos efeitos em outras áreas das nossas vidas, tais como:

• Melhora a autodisciplina;
• Melhora a qualidade das tarefas relacionadas com o trabalho;
• Encerramento (se quiser ter tempo para relaxar, autorrenovar ou preparar-se para tarefas mais exigentes, boas capacidades de gestão são essenciais);
• Reduz o stress;
• Abre novas possibilidades;
• Aumenta a capacidade de tomada de decisões;
• Permite ver novas oportunidades;
• Aumenta o foco e a eficiência (pode conseguir mais);
• Ajuda a construir e melhorar as suas relações pessoais.

Armadilhas frequentes de gestão do tempo

Quando se está a tentar gerir o tempo, acontece frequentemente que se sai do caminho. Para melhorar a gestão do tempo, deve tentar evitar as seguintes armadilhas comuns:

• Armadilha nº 1: Não faça uma lista de afazeres. Se não souber o que precisa de ser feito, não pode.
• Armadilha nº 2: Multitarefa. Ao contrário da crença popular, a multitarefa é na realidade menos produtiva do que concentrar-se numa tarefa de cada vez. Isto porque os nossos cérebros não estão equipados para realizar duas tarefas ao mesmo tempo, o que requer funções cerebrais de nível mais elevado. Alguns estudos sugerem que a multitarefa pode reduzir o nosso QI porque a nossa capacidade de atenção está dividida, e pode mesmo danificar o nosso cérebro.
• Armadilha nº 3: Não se sabe quanto tempo leva uma determinada tarefa. Pode escrever um relatório dentro de uma hora ou vai precisar de três horas? Se não souber quanto tempo leva uma tarefa, não poderá gerir eficazmente as Sete Habilidades para uma Gestão de Tempo bem-sucedida.

Significado em Tempos de Crise (por exemplo, pandemia)

Aprender a equilibrar as tarefas e o número de prazos enquanto se trabalha como voluntário irá facilitar o ajustamento a um possível ambiente futuro de trabalho colaborativo. Ter a capacidade de gestão de tempo significa para os clientes com quem os voluntários trabalham, estabelecer uma cooperação e um nível de confiança de que os acordos mútuos serão realizados. Isto é especialmente verdade em tempos de crise contínua.