Digitálna knižnica: časový manažment

časový manažment

Keď hovoríme o time managemente, môžeme skrátene povedať, že ide o zručnosti, ktoré nám umožňujú priorizovať úlohy v čase, vyhýbať sa rozptýleniam a udržať sústredenie. V pracovnej oblasti, vrátane oblasti dobrovoľníckej práce, pomáha stanovovať a dodržiavať termíny, pracovať v jeden moment na jednej úlohe a delegovať zodpovednosť. Základnou časťou toho, ako riadiť seba samých je riadenie nášho času. Existuje mnoho dôvodov, prečo je time management dôležitý. Jedným z nich je takzvaný „pozitívny cyklus“, ktorý môže dramaticky zlepšiť mnohé oblasti nášho života.

Time management je schopnosť využívať čas efektívnejšie. Ide o organizáciu pracovných aj osobných činností podľa ich urgentnosti a dôležitosti. V prvom rade sa venujeme najurgentnejším a najdôležitejším úlohám, po nich aktivitám, ktoré nie sú nutné, ale sú tiež dôležité. Stanovením priorít vo svojom rozvrhu môžeme svoj čas a energiu zamerať tam, kde sú najviac potrebné.

Úspešný time management obsahuje vedomé plánovanie a uvážené rozhodovanie. Zahŕňa tiež udržanie sústredenia a priorizovanie dôležitých úloh namiesto únikov k nepodstatným rozptýleniam.

Time management „prostredník“ k nastaveniu priorít pre efektívne riadenie seba samého a svojho života

Riadenie seba samého je jednou zo stratégií, s pomocou ktorých si v určitom období stanovujeme pracovné ciele a priority a efektívne ich dosahujeme. Tento proces sa skladá zo siedmych základných prvkov:

• Analýza a vyhodnotenie času (uvedomovanie si času)
• Plánovanie (zoznam úloh)
• Určenie cieľov a priorít
• Rozvrhnutie aktivít do času
• Organizácia
• Získavanie nových či vylepšovanie existujúcich časových návykov a
• Sledovanie (času, aktivít, atď.).

Zvládnuté umenie časového manažmentu má tiež mnoho dôsledkov na iné oblasti nášho života, ako napríklad:

• Zlepšuje sebadisciplínu;
• Zlepšuje kvalitu plnenia našich pracovných úloh;
• Umožňuje nám spomaliť (ak chceme čas na oddych, obnovu síl, či ak sa chceme pripraviť na náročnejšie úlohy, ktoré nás čakajú, bez dobrého time managementu sa nezaobídeme);
• Znižuje stres;
• Otvára nové možnosti;
• Zlepšuje rozhodovacie schopnosti;
• Umožňuje vidieť nové príležitosti;
• Zlepšuje sústredenie a výkonnosť (dokážeme viac);
• Pomáha budovať a vylepšovať osobné vzťahy.

Obvyklé slepé uličky time managementu

Pri práci s časom dochádza často k neúspechom. Pre zlepšenie time managementu by sme sa mali vyhýbať už známym cestám, ktoré k nemu nevedú:

• Slepá ulička č. 1: Odmietnuť si spraviť zoznam úloh. Ak neviete, čo potrebujete spraviť, nespravíte to.

• Slepá ulička č. 2: Vykonávať viacero činností naraz - multitasking. Hoci si to mnohí nemyslia, vykonávať viac činností naraz je v skutočnosti menej efektívne, než venovať sa naraz len jednej z nich. Je to preto, že náš mozog nie je prispôsobený na vykonávanie viac ako jednej činnosti, ktorá vyžaduje mozgové funkcie vyššej úrovne. Niektoré štúdie hovoria, že vykonávanie viacerých činností naraz môže viesť k zníženiu IQ, pretože dochádza k rozdeleniu našej pozornosti a že môže dokonca poškodzovať náš mozog.

• Slepá ulička č. 3: Nevedieť, koľko mi ktorá úloha zaberie času. Napíšete správu za hodinu, alebo na to bude potrebný dlhší čas? Keď neviete, koľko vám daná úloha zaberie času, nemôžete efektívne využívať sedem zručností úspešného time managementu.

Dôležitosť v časoch krízy (napr. pandemickej)

Keď sa pri dobrovoľníckej práci naučíme vyhodnocovať jednotlivé úlohy a pracovať s množstvom termínov, uľahčí nám to prípadné budúce zapojenie do pracovného prostredia, založeného na spolupráci. Zručnosť time managementu u pracovníka umožňuje jeho klientom, s ktorými dobrovoľník pracuje, nadviazať spoluprácu a nastaviť určitú úroveň dôvery, že spoločné dohody budú splnené. V časoch prebiehajúcej krízy to platí o to viac.